Datenschutzerklärung

Für die Daten unserer Kunden (Konto, Abrechnung, Nutzung des Dashboards) ist Tinos der Verantwortliche.

Für die während der auf der Nummer eines Kunden eingehenden Anrufe erhobenen Daten (Aufzeichnungen, Transkriptionen, Kontaktdaten der Anrufer) ist der Kunde der Verantwortliche, und Tinos handelt als Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 der DSGVO. Tinos verarbeitet diese Daten ausschließlich auf Weisung des Kunden und zur Erbringung des Dienstes.

Tinos ist über unsere Kontaktseite erreichbar.

2.1. Vom Kunden direkt bereitgestellte Daten

• Registrierungsdaten: E-Mail-Adresse, Authentifizierungskonto
• Profildaten: Name der Einrichtung, Tätigkeitsbereich, konfigurierte Nummer(n)
• Konfiguration des Assistenten: Skript, Qualifizierungsregeln, Zeitfenster, Routing-Regeln
• Zahlungsdaten: verwaltet durch Stripe (wir speichern Ihre Bankdaten nicht)
• Kommunikation: Support-Anfragen, Nachrichten über das Kontaktformular, Demo-Buchungen (Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Website)

2.2. Automatisch erhobene Daten

• Nutzungsdaten des Dashboards: besuchte Seiten, genutzte Funktionen
• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem
• Nutzungsdaten des Dienstes: Anzahl der Anrufe, Dauer, verbrauchte Minuten

2.3. Während der Anrufe erhobene Daten

Wenn ein Anruf vom Sprachassistenten übernommen wird, kann der Dienst im Auftrag des Kunden Folgendes verarbeiten:

• Die Audioaufzeichnung des Anrufs und dessen textliche Transkription
• Die Nummer des Anrufers und die von ihm mitgeteilten Kontaktdaten (Name, Telefon, E-Mail, Adresse)
• Den Gegenstand der Anfrage, die Dringlichkeit, das Terminfenster und die Zusammenfassung des Anrufs

Je nach Branche des Kunden und Gesprächsinhalt können diese Daten sensible Informationen im Sinne der DSGVO enthalten. Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Erhebung nach der DSGVO verantwortlich. Zwei Hinweise übernimmt jedoch Tinos zu Beginn jedes Gesprächs: Der Assistent kündigt an, dass es sich um eine künstliche Intelligenz handelt, und informiert den Anrufer, dass der Anruf aufgezeichnet wird, mit dem Hinweis auf sein Widerspruchsrecht. Bei Widerspruch wird die Audioaufzeichnung des Anrufs gelöscht.

3.1. Bereitstellung des Dienstes

• Erstellung und Verwaltung Ihres Kontos und der Konfiguration Ihres Assistenten
• Entgegennahme, Qualifizierung und Routing der Anrufe, Vereinbarung von Terminen
• Benachrichtigung per E-Mail sowie Bereitstellung der Transkriptionen und Zusammenfassungen
• Anzeige Ihrer Termine, einschließlich Name und Telefonnummer des Anrufers, in der Kalender-App Ihrer Wahl über Ihren Abonnement-Link (sofern Sie diesen Link nutzen)
• Verwaltung Ihres Abonnements und Ihrer Zahlungen, Bereitstellung des Supports

3.2. Verbesserung des Dienstes

• Analyse der Nutzung und Qualität des Dienstes in aggregierter Form
• Behebung von Fehlern und Verbesserung der Qualität der Sprachassistenten

Die Anrufinhalte werden nicht verwendet, um KI-Modelle Dritter für deren eigene Zwecke zu trainieren.

3.3. Sicherheit und Compliance

• Erkennung und Verhinderung von Betrug und Missbrauch
• Einhaltung unserer gesetzlichen Pflichten und Aufbewahrung der Nachweise eines Termins

3.4. Werbung

Keine Werbung bei Tinos. Ihre Daten werden niemals an Dritte verkauft.

• Vertrag: zur Erfüllung unserer Nutzungsbedingungen und zur Erbringung des Dienstes
• Einwilligung: für Verarbeitungen, die Ihre ausdrückliche Zustimmung erfordern
• Berechtigtes Interesse: zur Verbesserung des Dienstes und zur Gewährleistung der Sicherheit
• Gesetzliche Verpflichtung: zur Einhaltung der geltenden Gesetzgebung

Für die Daten der Anrufer ergibt sich die Rechtsgrundlage aus dem Kunden als Verantwortlichem, der die Information und gegebenenfalls die Einholung der Einwilligung der betroffenen Personen sicherstellen muss.

Ihre Daten werden niemals verkauft. Sie können weitergegeben werden an:

5.1. Technische Auftragsverarbeiter

• Supabase (Hosting, Datenbank und Transkriptionen, Region Europäische Union)
• Twilio (Telefonie und SMS)
• LiveKit (Echtzeit-Sprachübertragung, Anrufräume)
• Deepgram (Spracherkennung / Transkription)
• OpenAI (Sprachmodell des Assistenten)
• Stripe (Zahlungsabwicklung)
• Vercel (Hosting des Dashboards)
• Railway (Hosting des Sprachassistenten)
• Resend (Versand von E-Mails)
• Cartesia (Sprachsynthese)
• Cloudflare (Turnstile, unsichtbare Bot-Prüfung des E-Mail-Anmeldeformulars; Verarbeitung beschrieben im Turnstile-Datenschutzzusatz)
• Cal.com (Kalender und Buchung der Demos)
• Google (Kalender und Google-Meet-Videocalls der Demos)

5.2. Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union

Während eines Anrufs wird die Stimme in Echtzeit von spezialisierten Dienstleistern verarbeitet, von denen einige außerhalb der EU ansässig sind. Einige unserer Auftragsverarbeiter können daher Daten auf Servern außerhalb der Europäischen Union (insbesondere in den Vereinigten Staaten) verarbeiten. Diese Übermittlungen sind durch die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCC) geregelt, die ein angemessenes Schutzniveau gewährleisten. Unsere Datenbank mit Ihren Konten, Kontakten, Terminen und Anruftranskripten wird in der Europäischen Union gehostet, in Frankfurt am Main (Deutschland).

5.3. Behörden und berechtigte Dritte

• Strafverfolgungsbehörden auf rechtmäßiges Verlangen
• Gerichte im Rahmen von Gerichtsverfahren

5.4. Änderung der Auftragsverarbeiter

Tinos behält sich das Recht vor, jederzeit aus technischen, wirtschaftlichen oder Sicherheitsgründen einen Auftragsverarbeiter hinzuzufügen, zu ersetzen oder zu entfernen. Jede wesentliche Änderung wird per E-Mail oder über das Dashboard mit angemessener Vorankündigung mitgeteilt, sodass Kunden, die der Änderung widersprechen, vor deren Inkrafttreten kostenlos kündigen können.

• Kontodaten: bis zur Löschung des Kontos + 3 Jahre für gesetzliche Pflichten
• Zahlungsdaten: 10 Jahre gemäß den buchhalterischen Pflichten
• Audioaufzeichnungen von Anrufen: 30 Tage für alle Konten (gespeichert in unserem eigenen Speicher, Region Europäische Union), danach automatische Löschung. Transkripte und Zusammenfassungen: 1 Jahr aufbewahrt, danach gelöscht oder anonymisiert; Anrufe ohne verwertbaren Inhalt (Werbeanrufe, Anrufe ohne Interaktion) werden sofort nach Anrufende gelöscht
• Aggregierte Nutzungsdaten: maximal 2 Jahre
• Technische Logs: maximal 13 Monate
• Support-Daten: 3 Jahre nach Lösung

Gemäß der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht: eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten erhalten
• Recht auf Berichtigung: unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren
• Recht auf Löschung: Ihre Daten unter bestimmten Voraussetzungen löschen
• Recht auf Einschränkung: die Verarbeitung Ihrer Daten beschränken
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten
• Widerspruchsrecht: der Verarbeitung aus berechtigten Gründen widersprechen
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns über unsere Kontaktseite. Betrifft Ihre Anfrage einen Anruf, der von einem unserer Kunden entgegengenommen wurde, wird sie gegebenenfalls an den Kunden als Verantwortlichen weitergeleitet.

Wenn Sie nach Kontaktaufnahme mit uns der Ansicht sind, dass Ihre Rechte nicht gewahrt werden, können Sie eine Beschwerde bei der CNIL (www.cnil.fr), der französischen Aufsichtsbehörde, einreichen.

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um:

• Verschlüsselung: Daten verschlüsselt bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand
• Zugriffskontrolle: starke Authentifizierung, Prinzip der geringsten Rechte
• Passwörter: gehasht und gesalzen, niemals im Klartext gespeichert
• Zahlungen: vollständig durch Stripe verwaltet (PCI-DSS-zertifiziert)
• Hosting der Transkriptionen in der Region Europäische Union

Das Tinos-Dashboard kann Cookies verwenden, die für den Betrieb des Dienstes unbedingt erforderlich sind (Sitzung, Authentifizierung). Ohne Ihre Einwilligung wird kein Werbe- oder Tracking-Cookie gesetzt.

Wenn Sie Ihr Konto löschen:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten von unseren Servern gelöscht
• Werden die zugehörigen Aufzeichnungen und Transkriptionen gelöscht oder anonymisiert
• Stellt der Sprachassistent die Bearbeitung Ihrer Anrufe ein
• Können bestimmte buchhalterische Daten gemäß den gesetzlichen Pflichten aufbewahrt werden

Da Tinos für die Daten der Anrufer als Auftragsverarbeiter handelt, regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) die Einzelheiten der Verarbeitung, die Unterauftragsverarbeiter und die Sicherheitsmaßnahmen. Er ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen und kann auf unserer Seite Auftragsverarbeitungsvertrag eingesehen werden.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte: unsere Kontaktseite.