Agenda : les rendez-vous pris par votre assistant

L’onglet Agenda sert à consulter : vos rendez-vous, et le lien qui les envoie vers votre agenda habituel. Ce qui change ce que fait votre assistant se règle dans sa fiche : comment vos clients prennent rendez-vous, vos types de rendez-vous et votre page de réservation (carte Rendez-vous), et les SMS à vos clients (carte SMS à vos clients). Une ligne sous le calendrier y renvoie.

• Calendrier : vos rendez-vous, en mois, semaine ou jour.
• Connecter votre agenda : recevoir vos rendez-vous dans Google Agenda, Outlook ou Apple Calendar.

Trois vues sont disponibles : Mois, Semaine et Jour, avec un bouton Aujourd’hui et la navigation entre périodes. En vue Mois, cliquer une case ouvre la journée ; en vue Semaine, cliquer un créneau crée un rendez-vous à cette heure-là.

Un rendez-vous posé par votre assistant porte la mention Posé par l’assistant, et un rendez-vous venu de votre page publique la mention Réservé en ligne. Vous savez toujours d’où vient une ligne de votre agenda.

Le panneau de rendez-vous contient l’intitulé, le contact, le téléphone, la date, l’horaire, une note et une couleur. Le téléphone n’est pas décoratif : c’est lui qui permet les SMS au client. La couleur se choisit librement dans une palette de 24 pastilles.

Deux garde-fous : l’heure de fin doit être après l’heure de début, et un créneau qui chevauche un rendez-vous déjà confirmé est signalé.

Un rendez-vous réservé en ligne arrive en attente de votre confirmation. Un bandeau le dit dans le panneau, et le bouton Confirmer verrouille le créneau puis prévient le client par SMS.

L’action inverse existe. Si vous annulez une confirmation déjà envoyée, l’écran vous prévient que le client ne sera pas averti automatiquement de ce retour en arrière.

Supprimer un rendez-vous prévient le client par SMS s’il a un numéro, avec un lien pour reprendre un créneau si votre page de réservation est active. La suppression est définitive.

La question se pose une fois, dans la fiche de votre assistant, carte Rendez-vous, et vaut pour tous vos assistants. Avec mon assistant, dans l’agenda Tinos : il propose vos créneaux libres et réserve pendant l’appel. Je confirme moi-même : il note le créneau souhaité, vous le confirmez depuis l’Agenda. Sur mon outil de réservation : il envoie votre lien par SMS si l’appelant est d’accord, rien n’entre dans l’Agenda. Je ne prends pas de rendez-vous : il renseigne et prend les coordonnées, sans proposer de créneau. Vous pouvez y ajouter le lien de votre site : votre assistant le propose à l’appelant qui veut en savoir plus, et l’envoie par SMS après l’appel s’il dit oui.

Dans la même carte vivent vos types de rendez-vous : un intitulé, une durée, et deux réglages qui font la différence sur le terrain. Les battements avant et après bloquent votre agenda autour du rendez-vous, pour le trajet ou la préparation, sans allonger la durée vue par le client. Le délai minimum de réservation empêche qu’on vous réserve dans dix minutes : de aucun délai jusqu’à 48 heures.

Chaque type s’active ou se désactive d’un interrupteur. Le supprimer ne touche pas aux rendez-vous déjà pris. Les créneaux proposés suivent vos heures d’ouverture, réglées dans Connaissances › Vos horaires, que le calendrier grise.

Ils se règlent dans la fiche de votre assistant, carte SMS à vos clients, et valent pour tous vos assistants. Un interrupteur maître commande l’ensemble des messages : accusé de réception, confirmation, déplacement, annulation, rappel, lien de réservation, accusé de prise en charge des demandes, et votre lien quand l’appelant l’accepte. Le désactiver coupe tout.

Le rappel SMS mérite d’être laissé actif : un message part avant chaque rendez-vous confirmé, 2, 24 ou 48 heures avant selon votre choix. C’est le levier le plus simple contre les rendez-vous oubliés.

Vos clients peuvent réserver seuls, sans vous appeler, sur votre page de réservation. Son adresse est créée automatiquement à partir du nom de votre entreprise : tinos.ai/rdv/ suivi de ce nom. Vous la trouvez dans la carte Rendez-vous de la fiche de votre assistant, prête à copier sur votre site ou votre fiche Google. Elle ne change pas, pour que les liens déjà envoyés restent valables.

La page demande un créneau, un nom et un numéro de téléphone (un numéro français). Elle ne propose que des créneaux réellement libres, sur les deux prochaines semaines.

Cette page est aussi le filet de votre assistant : quand un appel se termine sans créneau fixé, il envoie ce lien par SMS, à condition que la page propose au moins un type de rendez-vous et que les SMS à vos clients soient actifs. L’appel manqué devient un rendez-vous quand même.

Vous prenez déjà vos rendez-vous en ligne ailleurs, sur votre outil de réservation ou votre site ? Répondez Sur mon outil de réservation et collez l’adresse de votre page. Votre assistant ne réserve plus dans l’agenda Tinos et ne propose aucun créneau : quand un client veut un rendez-vous et qu’il est d’accord, il lui envoie ce lien par SMS juste après l’appel, sur son mobile. S’il appelle d’un fixe ou en numéro masqué, ou si vos SMS clients sont coupés, sa demande vous est transmise pour le rappeler. Votre page Tinos ne prend alors plus de réservation. Répondre à nouveau Avec mon assistant, dans l’agenda Tinos ou Je confirme moi-même retire le lien.

La section Connecter votre agenda est optionnelle : Tinos gère déjà vos rendez-vous sans elle. Le lien qu’elle crée est privé, car il montre les noms et numéros de vos clients : ne le publiez pas.

Le bouton Générer mon lien privé crée un lien d’abonnement que vous collez dans Google Agenda, Outlook ou Apple Calendar. Un mode d’emploi en trois étapes est fourni pour chacun. Vos nouveaux rendez-vous y apparaissent ensuite automatiquement, au rythme de rafraîchissement de votre application.

C’est un flux en lecture seule, de Tinos vers votre agenda. La lecture inverse, où vos rendez-vous personnels bloqueraient aussi vos créneaux Tinos, n’existe pas. Nous préférons le dire clairement plutôt que d’afficher un bouton qui ne connecterait rien.