Contexte : nourrir votre agent

Votre agent répond uniquement avec ce que vous lui donnez. Si un appelant demande le prix d'une nuitée à votre hôtel, le délai d'intervention de votre atelier ou les documents à apporter à votre cabinet, l'agent ne peut répondre précisément que si l'information figure dans son contexte. Sans elle, il ne pourra pas la fournir à l'appelant.

C'est le rôle de l'onglet Contexte, la base de connaissances de votre agent. Il se compose de deux sous-onglets, chacun avec son compteur : Informations, la liste de vos paires question/réponse, et Sources, les sites web et documents dont l'agent extrait sa matière. Le bouton Heures d'ouverture (icône horloge) complète l'ensemble avec vos horaires.

Un compte neuf part de zéro : aucune entrée, aucune source, aucune heure configurée. Commencez simplement : votre site web, vos horaires et les questions que l'on vous pose tous les jours.

Le sous-onglet Informations rassemble des paires question/réponse : c'est la façon la plus directe d'apprendre quelque chose à votre agent. Le panneau Nouvelle entrée, ouvert par défaut en haut de la liste, sert à les créer (un chevron permet de le replier).

Chaque entrée enregistrée s'affiche ensuite dans la liste sous sa question ; un clic la déplie pour révéler la réponse. Une entrée ne se modifie pas après coup : pour la corriger, supprimez-la avec le lien Supprimer l'entrée, puis recréez-la. Attention, la suppression est immédiate, sans confirmation.

• Étape 1 : saisissez la Question telle qu'un appelant la formulerait, par exemple « Livrez-vous le samedi ? » pour un commerce, ou « Gérez-vous la location saisonnière ? » pour une agence.
• Étape 2 : rédigez la Réponse dans le champ multiligne, comme vous la donneriez vous-même au téléphone.
• Étape 3 : cliquez sur Enregistrer (le bouton reste désactivé tant que la question et la réponse ne sont pas toutes les deux remplies). Le raccourci ⌘+Entrée, ou Ctrl+Entrée, enregistre aussi l'entrée ; l'icône corbeille Vider le formulaire remet les champs à zéro.

Plutôt que de tout saisir à la main, laissez l'agent puiser dans ce qui existe déjà. Le bouton Ajouter une source ouvre un menu à deux choix : Site web et Documents.

Chaque source ajoutée apparaît dans la liste avec son statut : « Traitement en cours… » pendant l'analyse, puis un badge vert Prêt. À ce moment, l'agent génère automatiquement des paires question/réponse à partir de la source : elles rejoignent le sous-onglet Informations avec la mention « Générée automatiquement depuis », suivie du nom de la source. Relisez-les, supprimez celles qui ne vous conviennent pas ; une source entière se retire avec le bouton corbeille Supprimer la source.

• Site web : la modale « Ajouter un site web » ne demande qu'une chose, l'URL du site web. Cliquez sur Importer : seul le nom de domaine est retenu et affiché dans la liste, sans sélection de pages.
• Documents : le panneau « Ajouter un document » permet de nommer le document (le champ Nom du document reprend le nom du fichier si vous le laissez vide), puis de choisir le fichier via Sélectionner un document. Validez avec Ajouter le document.
• Trois règles pour les documents : fichiers PDF uniquement pour l'instant, taille maximale de 20 Mo, et texte sélectionnable (les scans en image pure ne sont pas lus).

Le bouton Heures d'ouverture ouvre un panneau avec une ligne par jour, du lundi au dimanche. Chaque jour possède un interrupteur Ouvert / Fermé ; un jour ouvert affiche une plage horaire unique, avec une heure de début et une heure de fin.

Si rien n'est encore configuré, le panneau se pré-remplit avec un profil courant : du lundi au vendredi de 08:00 à 18:00, fermé le week-end. Un jour rouvert individuellement se pré-remplit de 09:00 à 18:00. Ajustez chaque jour selon votre réalité (l'atelier fermé le lundi, l'hôtel ouvert tous les jours), puis validez avec Enregistrer : rien ne s'applique tant que vous n'avez pas enregistré.

La qualité du contexte compte plus que sa quantité. Quelques principes simples font la différence, quel que soit votre métier.

• Commencez par votre site web : c'est souvent la source la plus complète, et l'agent en tire ses premières entrées tout seul.
• Pensez comme un appelant : tarifs, délais, accès, ce qu'il faut préparer avant un rendez-vous. Une entreprise ajoutera ses interlocuteurs par sujet, un cabinet ses modalités de premier rendez-vous.
• Relisez ce qui est généré automatiquement : les entrées issues d'une source portent leur mention d'origine ; supprimez celles qui sont obsolètes ou hors sujet.
• Une question, une réponse : des entrées courtes et ciblées valent mieux qu'un long texte qui mélange plusieurs sujets.
• Faites vivre le contexte : mettez à jour vos entrées et vos heures d'ouverture dès que votre activité change (nouveaux tarifs au commerce, nouvelle prestation à l'atelier, nouvel horaire à l'agence).