Équipe et rôles : travailler à plusieurs

La page Équipe, dans le menu principal, réunit toutes les personnes de votre espace. Elle est réservée au titulaire et aux administrateurs.

Chaque ligne dit deux choses : si la personne a un agenda, c’est-à-dire si elle reçoit des rendez-vous, et si elle a un accès au tableau de bord, avec son rôle. Les deux se relient par son adresse e-mail.

Le menu de chaque ligne permet de modifier, d’activer ou de retirer son agenda, de l’inviter au tableau de bord, de changer son rôle ou de lui retirer l’accès. Avant de retirer un agenda, ses rendez-vous à venir sont confiés à un collègue, et sa ligne redevient une ligne partagée.

Dans Équipe, cliquez sur Inviter un collaborateur, renseignez son prénom, son nom et son adresse e-mail, puis cochez ce qu’il fera.

• Recevoir des rendez-vous : il a son propre agenda, dans lequel votre assistant peut placer des rendez-vous.
• Accéder au tableau de bord : il reçoit une invitation par e-mail pour créer son compte Tinos, avec le rôle choisi.

Le lien d’invitation est valable 7 jours. Tant qu’il n’a pas servi, la ligne de la personne indique En attente, puis Expirée passé ce délai.

Renvoyer l’invitation génère un nouveau lien et invalide le précédent. Révoquer l’invitation la rend inutilisable.

Chacun rejoint votre espace avec sa propre adresse e-mail et sa propre connexion : personne ne partage vos identifiants.

Vous restez le titulaire du compte : ce statut ne se transmet pas depuis l’interface. La règle est simple, seul le titulaire paie : souscrire, changer de forfait, acheter ou retirer un numéro, tout cela lui est réservé, même face à un administrateur.

Les autres rôles se choisissent à l’invitation et se changent à tout moment depuis le menu de la ligne.

• Titulaire : tout, y compris l’abonnement, les forfaits et les numéros.
• Administrateur : tout sauf la facturation, équipe comprise.
• Éditeur sans agenda, par exemple un secrétariat : gère les assistants, les connaissances et les conversations, et rattache un numéro à un assistant sans pouvoir en acheter ni en retirer. Ni équipe, ni facturation.
• Éditeur avec son agenda, c’est-à-dire un collaborateur : voit les agendas de toute l’équipe, mais ne modifie que ses rendez-vous, ses absences et l’assistant de sa ligne. Le reste est en lecture seule pour lui.
• Lecteur : consultation seule. Il peut tout de même lancer un appel de test, qui n’écrit rien.

Chaque collaborateur peut avoir sa propre ligne. Dans Outils › Numéros, ouvrez le menu d’un numéro puis Rattacher à un collaborateur : la ligne devient la sienne, repérée par sa couleur sur la page Numéros comme dans la liste des assistants.

Sur cette ligne, l’assistant prend les rendez-vous dans son agenda et lui envoie par défaut les résumés d’appel, tant qu’aucun destinataire n’est saisi dans les notifications de l’assistant.

Un numéro rattaché à personne est une ligne partagée : l’assistant y propose les créneaux de toute l’équipe, ou toujours ceux d’une même personne si vous l’avez choisi dans Agenda › Absences et répartition.

Un collaborateur qui a le rôle Éditeur règle lui-même l’assistant de sa ligne : Général (nom, voix, langue, tutoiement), Avancé (mots à bien reconnaître), Numéro de téléphone (le renvoi de son propre numéro), Transfert d’appels et Notifications. Rendez-vous, SMS à vos clients, Écoute des appels et les Connaissances restent au titulaire et aux administrateurs : ils n’apparaissent pas chez lui.

Dans Agenda, chacun voit les agendas de toute l’équipe et peut filtrer par personne. Un collaborateur ne touche qu’au sien : ses rendez-vous et ses absences.

Une absence (congés, formation, réunion) bloque les créneaux d’une personne ou de toute l’équipe : l’assistant n’y propose aucun rendez-vous, et elle apparaît hachurée dans le calendrier. Chaque collaborateur pose et retire les siennes, le titulaire et les administrateurs les voient toutes.

Qui reçoit quel rendez-vous choisit, pour chaque type de rendez-vous, les personnes qui le prennent. Si la personne demandée est complète ou absente, Transférer à un collaborateur confie le rendez-vous à un collaborateur qui a le créneau, avec l’accord de l’appelant.

Dans l’agenda de chaque personne, le titulaire trouve son lien d’abonnement pour Google, Outlook ou Apple et sa page de réservation, à lui transmettre.

Les droits ne sont pas seulement affichés, ils sont appliqués à trois niveaux : dans l’interface, où ce qui ne vous concerne pas n’apparaît pas, dans les routes du serveur, et jusque dans la base de données.

Une modification interdite reçoit un message clair plutôt qu’un échec silencieux. Un membre qui n’a pas accès à la facturation est renvoyé vers le titulaire.

Partager un espace ne veut pas dire partager une identité. Chaque personne conserve son compte, son profil et ses droits sur ses propres données personnelles.

L’export et la suppression de compte, prévus par le règlement européen, portent sur l’identité de la personne qui les demande, jamais sur l’espace de travail de quelqu’un d’autre.

Le forfait Solo compte un seul agenda et un seul accès : les vôtres. Pour ajouter des collaborateurs, la page Équipe vous propose de passer au forfait Team.

Team et Scale acceptent tous deux un nombre illimité de personnes, d’agendas et d’accès.