Agents : créer et configurer vos assistants

Ouvrez l'onglet « Assistants » : la liste présente tous vos agents avec leur nom, un badge de type (« Téléphone » ou « WhatsApp ») et le numéro attribué, ou la mention « Aucun numéro attribué ». Cliquez sur une ligne pour ouvrir sa configuration.

La barre d'outils comprend un champ « Rechercher » (qui filtre sur le nom), un filtre « Tous » / « Téléphone » / « WhatsApp » et le bouton « Créer un assistant ». Elle devient vite indispensable quand votre compte héberge plusieurs assistants, par exemple un par service dans une entreprise.

La création tient en trois étapes, depuis la modale « Créer un assistant ».

Une fois l'assistant créé, vous arrivez directement sur la page « Configuration de votre assistant ». L'onglet « Essentiel » regroupe ses capacités (Général, Rendez-vous, Notifications, Transfert d'appels, Contacts, Instructions de l'agent, Connexions avancées, Intégrations) : un clic sur une carte ouvre son panneau de réglage. L'onglet « Avancé » affine la voix et l'élocution, le déroulement de l'appel et les options de données et de conformité.

• Étape 1 : cliquez sur le bouton « Créer un assistant » en haut de la liste.
• Étape 2 : choisissez le « Type d'assistant » : « Assistant vocal » (il décroche et gère vos appels) ou « Assistant WhatsApp » (il répond à vos messages WhatsApp).
• Étape 3 : saisissez le « Nom » de l'assistant, puis validez avec « Créer l'assistant » (le bouton reste désactivé tant que le nom est vide).

Tout se passe dans le panneau Général. Choisissez une « Voix » parmi Suzanne, Léa et Hugo, une « Langue » (Français, English, Español, Deutsch) et un « Registre » : « Formel », « Décontracté » ou « Personnalisé (via prompt) ». Un hôtel privilégiera souvent un registre formel, un commerce de proximité un ton plus décontracté.

Le message d'accueil est la première phrase entendue par l'appelant. Personnalisez le texte proposé par défaut, et tapez / dans le champ pour insérer une variable : « Entreprise », ou les champs du contact reconnu (prénom, nom, entreprise, téléphone, e-mail) selon les champs activés dans le panneau Contacts.

Deux points d’attention. Le réglage « Empêcher l’interruption », activé par défaut, garantit que le message d’accueil est prononcé en entier, annonce d’IA comprise. Et vous n’avez pas à écrire cette annonce vous-même : Tinos l’intègre automatiquement à la première phrase, conformément à la réglementation européenne. Si votre message d’accueil ne la contient pas, elle est ajoutée à la suite.

Le panneau Instructions de l'agent fixe les règles du jeu : comment qualifier une demande, quelles questions poser, quoi proposer. Le sélecteur « Insérer un modèle d'instruction déjà prêt » propose des modèles d'instructions par métier : Hôtel, Artisan, Indépendant, Gestion immobilière, Entreprise, Concessionnaire, Administration, ainsi qu'un Standard généraliste qui s'adapte à tout métier. Partez d'un modèle, puis ajustez librement le champ « Instructions personnalisées ».

Enfin, le panneau Contacts définit les informations de vos contacts que l'assistant peut utiliser pendant les appels : prénom, nom, entreprise, notes, numéros de téléphone, adresses e-mail. Désactiver un champ le retire aussitôt des variables disponibles dans le message d'accueil.

Rien ne vous oblige à tout faire tenir dans un seul assistant : une agence peut séparer la ligne location et la ligne gestion, une entreprise dédier un assistant à chaque service, un cabinet distinguer la prise de rendez-vous et les demandes administratives. Chaque assistant a sa propre configuration et peut recevoir son propre numéro.

Le menu « … » de chaque ligne (également présent en haut de la page de configuration) regroupe les actions de gestion.

• « Renommer l'assistant » : ouvre une modale avec le champ « Nom », puis « Enregistrer ».
• « Dupliquer l'assistant » : crée une copie nommée « X (copie) », sans numéro attribué. Idéal pour décliner une configuration qui fonctionne bien.
• « Supprimer l'assistant » : la suppression est immédiate et sans confirmation. Vérifiez bien la ligne avant de cliquer.

La barre flottante en bas de la page de configuration rassemble l'essentiel du test. « Écouter un aperçu » fait entendre rapidement la voix de votre assistant, et « Lancer un appel de test » vous place en situation d'appelant pour éprouver votre configuration. À noter : le transfert d'appel n'est pas disponible lors d'un appel de test, ni vers votre propre numéro.

C'est aussi là que vit le numéro de l'assistant : la pilule du numéro ouvre un menu avec notamment « Copier le numéro », « Détacher le numéro » et « Acheter un numéro ». Si aucun numéro n'est encore rattaché, un bouton « Attribuer un numéro » vous emmène vers l'onglet Numéros.

Après chaque appel décroché par votre assistant, rendez-vous dans l'onglet Conversations : vous y retrouvez le résumé de l'appel et la transcription complète, tour par tour. C'est le meilleur moyen de vérifier que la qualification correspond à vos attentes, puis d'affiner vos instructions.