Notifications & transfert : être prévenu et passer la main

Tinos repose sur un principe simple : l'assistant gère l'appel de bout en bout (il qualifie la demande, prend le rendez-vous, note le message), puis il vous prévient. Vous lisez le résumé quand vous êtes disponible : entre deux chantiers pour un artisan, entre deux consultations pour un cabinet, au calme en fin de journée pour une agence.

Le transfert vocal vers un humain reste possible, mais il est pensé comme un dernier recours, réservé aux situations qui exigent une vraie conversation immédiate. C'est pourquoi la carte « Notifications » est activée par défaut, tandis que « Transfert d'appels » est désactivé tant que vous n'avez pas ouvert sa carte.

Les deux réglages se trouvent au même endroit : ouvrez l'onglet « Assistants », cliquez sur votre assistant, puis restez dans l'onglet « Essentiel ». Un clic sur une carte ouvre son panneau de configuration sur la droite.

Le panneau « Notifications » contient deux cartes indépendantes, chacune avec son interrupteur : « E-mail », activée par défaut, et « SMS », désactivée par défaut. Vous pouvez activer l'une, l'autre ou les deux : un hôtel enverra par exemple le résumé par e-mail à la réception et par SMS au responsable de nuit.

Le sous-onglet « Général » de chaque carte définit qui est prévenu, et quand.

• « Adresse e-mail du destinataire » ou « Numéro du destinataire » (avec l'indicatif du pays) : la personne qui reçoit le résumé. Champ e-mail laissé vide : l'adresse de votre compte est utilisée automatiquement.
• « Activité » : « Toujours », « Uniquement aux heures d'ouverture » ou « Uniquement hors horaires » — évalués sur les horaires de votre commerce (une seule source, réglée dans Contexte → Horaires). La notification part toujours après l'appel, une fois le résumé rédigé.

Le sous-onglet « Paramètres » de chaque carte affine le message que vous recevez. C'est là qu'un commerce choisit de n'être alerté que pour l'essentiel, ou qu'une entreprise impose un format identique pour router les demandes d'un coup d'œil.

• « Notifier pour » : rien de coché = tous les appels. Cochez « Rendez-vous pris », « Urgence », « Demande de devis »… pour ne recevoir que ce qui compte (le filtre s'applique au motif ou au résultat détecté de l'appel).
• « Nom de l'expéditeur » : le nom affiché chez le destinataire. Pour le SMS, 11 caractères maximum, lettres et chiffres uniquement ; pour l'e-mail, un nom complet comme « Cabinet Martin via Tinos ».
• « Objet de l'e-mail » : disponible pour le canal e-mail uniquement.
• « Contenu du message » : « Résumé par l'IA » (par défaut), où l'assistant rédige un résumé clair de l'appel (motif, coordonnées, créneau), ou « Modèle fixe », un texte que vous écrivez vous-même avec les variables {nom}, {téléphone}, {motif}, {résultat} et {résumé}.

Le transfert vocal est actif : chaque règle enregistrée est immédiatement appliquée à votre assistant. Gardez-le pour les cas qui le justifient : dans la plupart des situations, la notification SMS/e-mail après l'appel suffit, sans vous interrompre. Un appel transféré consomme vos minutes pendant toute la conversation. Ouvrez la carte « Transfert d'appels » : une première règle de transfert est déjà créée ; le bouton « Ajouter un transfert » permet d'en créer d'autres. Chaque règle est une carte avec son propre interrupteur et une corbeille « Supprimer ce transfert ».

Multipliez les règles pour couvrir des cas distincts : une agence dirige les demandes de visite vers un négociateur, une entreprise transfère « quand l'appelant demande le service commercial », un artisan ne prend en direct que les urgences de chantier.

• « À quel moment vous transférer les appels ? » : « À tout moment », « Pendant les heures d'ouverture » ou « En dehors des heures d'ouverture » ; ces fenêtres s'évaluent sur les horaires de l'entreprise, configurés dans l'onglet Contexte.
• « Nom du destinataire » : le nom qui identifie la règle (sans nom, la carte s'intitule « Transfert sans nom »).
• « Transférer vers » : « Numéro » (le choix par défaut, avec « Numéro de transfert » et indicatif pays), « Membre » (l'appel part vers votre numéro vérifié) ou « SIP » (l'« Adresse SIP » de votre standard téléphonique, à saisir sans le préfixe « sip: »).
• « Transfert accompagné » (recommandé, activé par défaut) : l'assistant garde l'appelant en ligne, annonce l'appel au destinataire et ne bascule que s'il décroche ; sinon il reprend l'appel et prend un message. Désactivé, le transfert est direct, répondeur compris.
• En cas de transfert échoué, rien n'est perdu : l'assistant reprend la conversation, note le message, et la notification de fin d'appel vous prévient comme d'habitude.
• « Dans quels cas ce transfert doit-il être effectué ? » : décrivez la situation en langage naturel, par exemple « quand l'appelant demande le service commercial ».

Notification ou transfert, chaque appel laisse une trace complète dans l'onglet « Conversations » : un bloc « Résumé » rédigé par l'IA, puis la « Transcription » de l'échange, tour par tour, entre l'agent et l'appelant.

Pour isoler les appels passés à un humain, ouvrez le menu « Filtres » et sélectionnez le résultat « Transféré ». Vous pouvez croiser ce filtre avec l'agent, la direction de l'appel, la date ou la durée : pratique pour repasser en fin de semaine sur tout ce qui a été transféré.

Le transfert d'appel n'est pas disponible lors d'un appel de test ni vers votre propre numéro : pour l'essayer, définissez comme destinataire un autre numéro que le vôtre, par exemple celui d'un collègue.

Les notifications passent par e-mail et SMS uniquement. Si vous souhaitez pousser les informations d'appel vers un autre logiciel, la carte « Connexions avancées » de l'onglet « Essentiel » couvre ce besoin.