Notifications et transfert : rester prévenu sans être interrompu

Le premier vous concerne : ce sont les notifications au professionnel, le résumé de chaque appel qui vous arrive par e-mail. Elles se règlent dans le panneau Notifications de votre assistant.

Le second concerne vos clients : ce sont les SMS à vos clients, accusé de réception, confirmation, déplacement, annulation, rappel, accusé de prise en charge des demandes, et votre lien quand l’appelant l’accepte. Ils se règlent dans la fiche de votre assistant, carte SMS à vos clients, et sont inclus dans votre forfait à hauteur de 100 messages en Solo, 300 en Team et 600 en Scale par cycle. Cette jauge est visible dans l’Aperçu.

L’e-mail est activé par défaut, et le champ affiche déjà l’adresse qui reçoit le résumé : celle de votre compte, ou celle de la personne à qui appartient la ligne. Indiquez une autre adresse pour l’envoyer ailleurs.

Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires, dans la limite de votre forfait : 1 en Solo, 3 en Team, 5 en Scale. C’est ce qui permet de prévenir un associé ou un secrétariat en même temps que vous.

Les e-mails arrivent au nom de Tinos : vous les repérez d’un coup d’œil dans votre boîte de réception.

Vous recevez le résumé de chaque appel, sans tri par motif : une demande à rappeler ne vous échappe jamais.

Le réglage Quand vous prévenir ? choisit le moment : toujours, uniquement aux heures d’ouverture, ou uniquement hors horaires. Il s’appuie sur les horaires déclarés dans Connaissances.

Le message est rédigé par l’IA : un texte clair reprenant le motif, les coordonnées et le créneau retenu. L’objet et la mise en forme sont gérés par Tinos, identiques pour tout le monde : rien à configurer.

Le panneau s’enregistre automatiquement, sans bouton à cliquer.

Le transfert est désactivé par défaut, et c’est un choix de conception : il vous interrompt, et la conversation transférée est décomptée de vos minutes, comme le reste de l’appel. La carte Transfert d’appels arrive avec une première règle prête à remplir.

Une règle se décrit en langage naturel dans le champ Dans quels cas ce transfert doit-il être effectué. Vous précisez ensuite quand elle s’applique, à tout moment, pendant les heures d’ouverture ou en dehors, et le numéro à faire sonner : un mobile ou un fixe en France.

Chaque numéro de destination est confirmé une fois par son titulaire : sous le numéro, Lancer l’appel de confirmation le fait sonner, et la personne appuie sur 1 pour accepter de recevoir vos transferts. On lui demande ensuite d’enregistrer dans ses contacts le numéro qui l’appelle, votre numéro Tinos, sans quoi un téléphone qui fait taire les numéros inconnus enverrait chaque transfert en messagerie. Tant qu’un numéro n’est pas confirmé, votre assistant n’y transfère aucun appel : une faute de frappe ne peut pas envoyer vos appelants chez un inconnu.

Lors d’un transfert, votre assistant prévient l’appelant, puis appelle le destinataire en affichant votre numéro Tinos. Le destinataire entend qui appelle et pourquoi, et appuie sur 1 pour prendre l’appel. Sans réponse dans les 15 secondes, ou s’il ne le prend pas, l’assistant reprend l’appel et prend un message, et le résumé que vous recevez précise que le transfert est resté sans réponse. Une messagerie ne peut pas prendre l’appel à sa place : l’appelant n’est jamais abandonné dans le vide.

Dans Conversations, l’appel indique à qui il a été transféré et combien de temps la conversation a duré. Sa durée totale, part de l’assistant et conversation transférée additionnées, est celle décomptée de votre forfait, à la minute entamée. La conversation transférée n’est ni enregistrée ni transcrite, et elle est coupée au bout d’une heure. L’appel de test du tableau de bord ne transfère jamais : votre assistant y dit seulement ce qu’il aurait fait.

Votre forfait fixe le nombre de règles de transfert actives : 1 en Solo, 3 en Team, 5 en Scale.

Au-delà, une règle reste visible et enregistrée, mais porte un badge Hors forfait et une note qui le dit franchement : votre assistant ne l’utilise pas. C’est la première chose à vérifier si un transfert que vous croyez actif ne se déclenche jamais.