Equipo y roles: trabajar entre varios

La página Equipo, en el menú principal, reúne a todas las personas de su espacio. Está reservada al titular y a los administradores.

Cada fila indica dos cosas: si la persona tiene una agenda, es decir, si recibe citas, y si tiene acceso al panel, con su rol. Ambas se vinculan por su dirección de correo.

El menú de cada fila permite modificar, activar o retirar su agenda, invitarla al panel, cambiar su rol o retirarle el acceso. Antes de retirar una agenda, sus próximas citas se confían a un compañero, y su línea vuelve a ser una línea compartida.

En Equipo, haga clic en Invitar a un colaborador, indique su nombre, sus apellidos y su dirección de correo, y marque lo que hará.

• Recibir citas: tiene su propia agenda, en la que su asistente puede reservar citas.
• Acceder al panel: recibe una invitación por correo para crear su cuenta de Tinos, con el rol elegido.

El enlace de invitación es válido durante 7 días. Mientras no se use, la fila de la persona indica Pendiente y, pasado ese plazo, Caducada.

Reenviar la invitación genera un nuevo enlace e invalida el anterior. Revocar la invitación la deja inutilizable.

Cada persona se une a su espacio con su propio correo y su propio acceso: nadie comparte sus credenciales.

Usted sigue siendo el titular de la cuenta: este estatus no se transmite desde la interfaz. La regla es sencilla, solo el titular paga: suscribirse, cambiar de plan, comprar o retirar un número, todo eso le está reservado, incluso frente a un administrador.

Los demás roles se eligen al invitar y se cambian en cualquier momento desde el menú de la fila.

• Titular: todo, incluidas la suscripción, los planes y los números.
• Administrador: todo salvo la facturación, equipo incluido.
• Editor sin agenda, por ejemplo una secretaría: gestiona los asistentes, los conocimientos y las conversaciones, y asocia un número a un asistente sin poder comprarlo ni retirarlo. Ni equipo ni facturación.
• Editor con su agenda, es decir, un colaborador: ve las agendas de todo el equipo, pero solo modifica sus citas, sus ausencias y el asistente de su línea. El resto es de solo lectura para él.
• Lector: solo consulta. Aun así puede lanzar una llamada de prueba, que no escribe nada.

Cada colaborador puede tener su propia línea. En Herramientas › Números, abra el menú de un número y elija Vincular a un colaborador: la línea pasa a ser suya, señalada con su color en la página Números y en la lista de asistentes.

En esa línea, el asistente reserva las citas en su agenda y le envía por defecto los resúmenes de llamada, mientras no se indique ningún destinatario en las notificaciones del asistente.

Un número sin colaborador es una línea compartida: el asistente propone allí los huecos de todo el equipo, o siempre los de una misma persona si lo eligió en Agenda › Ausencias y reparto.

Un colaborador con el rol Editor configura él mismo el asistente de su línea: General (nombre, voz, idioma, tuteo), Avanzado (palabras que reconocer), Número de teléfono (el desvío de su propio número), Transferencia de llamadas y Notificaciones. Citas, SMS a sus clientes, Escucha de llamadas y Conocimientos quedan en manos del titular y de los administradores: no aparecen para él.

En Agenda, cada uno ve las agendas de todo el equipo y puede filtrar por persona. Un colaborador solo toca la suya: sus citas y sus ausencias.

Una ausencia (vacaciones, formación, reunión) bloquea los huecos de una persona o de todo el equipo: el asistente no propone ninguna cita en ellos, y aparece rayada en el calendario. Cada colaborador añade y retira las suyas; el titular y los administradores las ven todas.

Quién recibe cada cita elige, para cada tipo de cita, las personas que la atienden. Si la persona solicitada está completa o ausente, Transferir a un colaborador confía la cita a un colaborador que tenga el hueco, con el acuerdo de quien llama.

En la agenda de cada persona, el titular encuentra su enlace de suscripción para Google, Outlook o Apple y su página de reservas, para transmitírselos.

Los derechos no solo se muestran, se aplican en tres niveles: en la interfaz, donde lo que no le concierne no aparece, en las rutas del servidor y hasta en la base de datos.

Una modificación prohibida recibe un mensaje claro en vez de un fallo silencioso. A un miembro sin acceso a la facturación se le remite al titular.

Compartir un espacio no significa compartir una identidad. Cada persona conserva su cuenta, su perfil y sus derechos sobre sus propios datos personales.

La exportación y la eliminación de cuenta, previstas por el reglamento europeo, se refieren a la identidad de quien las solicita, nunca al espacio de trabajo de otra persona.

El plan Solo incluye una sola agenda y un solo acceso: los suyos. Para añadir colaboradores, la página Equipo le propone pasar al plan Team.

Team y Scale aceptan ambos un número ilimitado de personas, agendas y accesos.