Agenda: las citas que reserva su asistente

La pestaña Agenda sirve para consultar: sus citas y el enlace que las envía a su agenda habitual. Lo que cambia lo que hace su asistente se ajusta en su ficha: cómo piden cita sus clientes, sus tipos de cita y su página de reserva (tarjeta Citas), y los SMS a sus clientes (tarjeta SMS a sus clientes). Una línea bajo el calendario remite allí.

• Calendario: sus citas, por mes, semana o día.
• Conectar su agenda: recibir sus citas en Google Calendar, Outlook o Apple Calendar.

Hay tres vistas: Mes, Semana y Día, con un botón Hoy y navegación entre periodos. En la vista Mes, pulsar una casilla abre ese día; en la vista Semana, pulsar un hueco crea una cita a esa hora.

Una cita anotada por su asistente lleva la mención Anotada por el asistente, y una cita llegada de su página pública, la mención Reservada en línea. Siempre sabe de dónde viene cada línea de su agenda.

El panel de cita contiene el título, el contacto, el teléfono, la fecha, el horario, una nota y un color. El teléfono no es decorativo: es lo que permite los SMS al cliente. El color se elige libremente en una paleta de 24 muestras.

Dos protecciones: la hora de fin debe ser posterior a la de inicio, y un hueco que se solape con una cita ya confirmada se señala.

Una cita reservada en línea llega a la espera de su confirmación. Un aviso lo indica en el panel, y el botón Confirmar bloquea el hueco y avisa al cliente por SMS.

La acción inversa existe. Si anula una confirmación ya enviada, la pantalla le advierte de que el cliente no será avisado automáticamente de esa marcha atrás.

Eliminar una cita avisa al cliente por SMS si tiene número, con un enlace para volver a elegir hueco si su página de reserva está activa. La eliminación es definitiva.

La pregunta se responde una vez, en la ficha de su asistente, tarjeta Citas, y se aplica a todos sus asistentes. Con mi asistente, en la agenda de Tinos: propone sus huecos libres y reserva durante la llamada. Las confirmo yo mismo: anota el hueco que desea el cliente y usted lo confirma desde la Agenda. En mi herramienta de reservas: envía su enlace por SMS si quien llama está de acuerdo, no se anota nada en la Agenda. No doy citas: informa y toma los datos, sin proponer ningún hueco. Puede añadir ahí el enlace de su web: su asistente lo ofrece a quien llama y quiere saber más, y lo envía por SMS después de la llamada si dice que sí.

En la misma tarjeta están sus tipos de cita: un título, una duración y dos ajustes que marcan la diferencia en el día a día. Los márgenes antes y después bloquean su agenda alrededor de la cita, para el desplazamiento o la preparación, sin alargar la duración que ve el cliente. El plazo mínimo de reserva evita que le reserven dentro de diez minutos: desde ningún plazo hasta 48 horas.

Cada tipo se activa o desactiva con un interruptor. Eliminarlo no afecta a las citas ya reservadas. Los huecos propuestos siguen su horario de apertura, ajustado en Conocimientos › Sus horarios, que el calendario sombrea.

Se ajustan en la ficha de su asistente, tarjeta SMS a sus clientes, y se aplican a todos sus asistentes. Un interruptor principal manda sobre todos los mensajes: acuse de recibo, confirmación, cambio, anulación, recordatorio, enlace de reserva, acuse de solicitud, y su enlace cuando quien llama lo acepta. Desactivarlo los corta todos.

Merece la pena dejar activo el recordatorio por SMS: sale un mensaje antes de cada cita confirmada, 2, 24 o 48 horas antes según su elección. Es la palanca más sencilla contra las citas olvidadas.

Sus clientes pueden reservar solos, sin llamarle, en su página de reserva. Su dirección se crea automáticamente a partir del nombre de su empresa: tinos.ai/rdv/ seguido de ese nombre. La encontrará en la tarjeta Citas de la ficha de su asistente, lista para copiar en su web o en su ficha de Google. No cambia, para que los enlaces ya enviados sigan funcionando.

La página pide un hueco, un nombre y un teléfono (un número francés). Solo propone huecos realmente libres, en las dos próximas semanas.

Esta página es además la red de seguridad de su asistente: cuando una llamada termina sin hueco fijado, envía este enlace por SMS, siempre que la página proponga al menos un tipo de cita y que los SMS a sus clientes estén activos. La llamada perdida acaba siendo una cita de todos modos.

¿Ya toma sus citas en línea en otro sitio, en su herramienta de reservas o su propia web? Responda En mi herramienta de reservas y pegue la dirección de su página. Su asistente ya no reserva en la agenda Tinos ni propone huecos: cuando un cliente quiere una cita y está de acuerdo, le envía este enlace por SMS a su móvil justo después de la llamada. Si llama desde un fijo o con número oculto, o si sus SMS a clientes están desactivados, se le transmite a usted la solicitud para devolverle la llamada. Su página Tinos deja entonces de aceptar reservas. Volver a responder Con mi asistente, en la agenda de Tinos o Las confirmo yo mismo retira el enlace.

La sección Conectar su agenda es opcional: Tinos ya gestiona sus citas sin ella. El enlace que crea es privado, porque muestra los nombres y números de sus clientes: no lo publique.

El botón Generar mi enlace privado crea un enlace de suscripción que pega en Google Calendar, Outlook o Apple Calendar. Se ofrece un modo de empleo en tres pasos para cada uno. Sus nuevas citas aparecen después automáticamente, al ritmo de actualización de su aplicación.

Es un flujo de solo lectura, de Tinos hacia su agenda. El sentido inverso, en el que sus citas personales bloquearían también sus huecos de Tinos, no existe. Preferimos decirlo con claridad antes que mostrar un botón que no conectaría nada.