Buenas prácticas: sacar lo mejor de su asistente

Es la práctica número uno y la más descuidada. Abra sus Conversaciones, lea algunas transcripciones y, en cuanto una respuesta no le convenza, señale esa burbuja.

Usted escribe la respuesta esperada y Tinos la convierte en una consigna aplicada a las llamadas siguientes. En diez minutos por semana, su asistente mejora mucho más que reescribiendo sus instrucciones a ciegas.

El ritmo adecuado: todos los días la primera semana, luego una vez por semana.

Empiece por el escaneo de su sitio web, que rellena una primera base en un minuto. Complete después con las preguntas que oye por teléfono y que no están escritas en ninguna parte: plazos, zona de intervención, precio del desplazamiento, formas de pago.

Escriba las respuestas como las diría en voz alta, una idea por entrada. El límite de 40 informaciones es una ayuda, no una traba: más allá, un asistente se vuelve difuso.

No olvide su horario de apertura, incluida la pausa del mediodía. Sirve para las respuestas, para detectar las llamadas fuera de horario y para los huecos de cita.

La primera frase la escribe Tinos: su asistente dice su nombre y el de su empresa, anuncia que es una inteligencia artificial y que la llamada se graba, y luego invita a la persona que llama a hablar.

Cuide por tanto el nombre de su empresa, en Perfil: el nombre que conocen sus clientes, no necesariamente la razón social. Es la primera señal que les dice que han llamado al lugar correcto, y figura también en sus SMS y en su página de citas.

Después pruebe con el botón de llamada de prueba: es gratuito, no consume sus minutos y no aparece en sus Conversaciones. Escúchelo en voz alta, es el único juez válido.

Cada llamada le vale un resumen por correo, y es a propósito: una llamada sin respuesta es un cliente perdido. El resumen se lee en segundos: el motivo, los datos de contacto y, si lo hay, la franja reservada.

Si trabaja en equipo, añada un destinatario en el panel Notificaciones: un socio o una recepción recibe el aviso al mismo tiempo que usted.

Reserve la transferencia de voz para lo que de verdad la justifica. Una notificación le informa sin interrumpirle en mitad de una cita.

Es el ajuste más rentable de todo el producto, y cabe en un interruptor de la ficha de su asistente, tarjeta SMS a sus clientes.

Sale un SMS antes de cada cita confirmada, 2, 24 o 48 horas antes según su elección. Las citas olvidadas cuestan mucho más que los pocos mensajes enviados.

En la pestaña Avanzado de su asistente hay un ajuste infrautilizado.

Las Palabras que reconocer bien listan las palabras poco comunes de su oficio: nombres de productos, de calles, de personas. Mejoran directamente la transcripción y, por tanto, la calidad de las respuestas.

El filtrado de ruido y la escucha fina los fija Tinos con los mejores valores medidos: no tiene que hacer nada.

Mire tres cosas, no más. La relación entre Llamadas y Solicitudes le dice si su asistente llega a algo. Las llamadas fuera de horario le dicen lo que habría perdido sin él.

El reparto de llamadas le dice dónde se atasca. Muchos abandonos merecen leer las transcripciones correspondientes. Muchas llamadas sin interacción, en cambio, suelen ser cuelgues inmediatos: sus Conocimientos no cambiarán nada ahí.

Cada porción del anillo es pulsable y abre las conversaciones correspondientes. Úselo en vez de buscar a mano.

Tres obligaciones se cumplen por construcción, sin ningún ajuste por su parte: el aviso de inteligencia artificial en la primera frase, la información sobre la grabación y el respeto de una negativa, y la derivación a los servicios de emergencia ante un riesgo vital.

Sus instrucciones no pueden esquivarlas, y es intencionado: protegen a sus clientes y le protegen a usted también.