Conocimientos: lo que su asistente sabe de usted

La página Conocimientos se divide en tres secciones, cada una con su contador: Su empresa (su sitio web y sus respuestas a las preguntas de los clientes), Sus consignas (cómo responde) y Sus horarios. La prueba para colocar una frase: si un cliente puede preguntarlo, va en Su empresa; si es una orden que daría a su recepcionista, va en Sus consignas.

El horario no es un ajuste escondido tras un botón: es información como cualquier otra, su asistente la comunica a quien llama y la usa para detectar las llamadas fuera de horario.

Todo se guarda automáticamente en esta pestaña. Ningún botón Guardar, ningún formulario que validar: un testigo discreto confirma el guardado y un mensaje claro le avisa si su asistente aún no ha recibido el cambio.

Una información es un par: la pregunta que hacen sus clientes y la respuesta que dará su asistente. Escriba la respuesta tal como debe decirse por teléfono, en una o dos frases.

La tarjeta Añadir una información está arriba de la lista. Guarda en cuanto la pregunta y la respuesta están rellenadas, y se vacía cuando la abandona.

Cada entrada puede modificarse después, sin borrarla y volver a crearla. Una entrada que viene de una fuente y que usted ha retocado conserva la mención de su origen. El borrado, en cambio, pide confirmación.

El número de informaciones está limitado a 40: más allá, su asistente pierde precisión en vez de ganar conocimiento. Valen más 20 respuestas exactas que 80 aproximadas.

La tarjeta Sitio web, al inicio de la sección Su empresa, toma la dirección de su web: una marca verde confirma que es legible y la tecla Intro inicia la lectura. Tinos lee la página de inicio y hasta tres páginas internas, tarifas, servicios, zona de intervención, y extrae de ahí preguntas y respuestas, añadidas a la lista justo debajo.

Durante el análisis, la fila del sitio muestra Procesando y después el número de preguntas añadidas, con un enlace a Su empresa, donde se encuentran. Las entradas generadas llevan la mención de su fuente. Un mismo sitio solo se añade una vez: para volver a analizarlo, elimínelo y vuelva a añadirlo.

Eliminar una fuente retira las preguntas y respuestas generadas que usted no ha retocado. Las que ha corregido se quedan: su trabajo nunca se borra al eliminar una fuente.

Cada día de la semana tiene un interruptor Abierto o Cerrado y una o varias franjas horarias. Es lo que permite declarar un descanso a mediodía, o solo el sábado por la mañana.

Este horario sirve para tres cosas: responder a quien pregunta si está abierto, marcar las llamadas recibidas fuera de horario y servir de base a los huecos de cita que se proponen en la Agenda.

Debajo de los días de la semana, los Cierres excepcionales cubren las fechas: vacaciones, obras, inventario, festivos que no trabaja. Esos días, su asistente anuncia el cierre y no propone ninguna cita.

Todos los textos que escribe aquí entran en las instrucciones de su asistente. Por eso se controlan al guardar.

Una pregunta, una respuesta o una consigna que contenga una instrucción que intente desviar al asistente se rechaza, con un mensaje bajo el campo afectado. Incluso se comprueba mientras escribe, para que no pierda su texto.

No es una censura de su actividad: escribir una regla comercial firme no supone ningún problema. Es una protección contra el texto trampa, incluido el que pudiera llegar por un escaneo de sitio web.

La calidad de sus respuestas por teléfono depende directamente de la calidad de lo que escribe aquí.

• Una pregunta, una idea: tres temas en una misma entrada dan una respuesta confusa en voz alta.
• Escriba como se habla: su asistente lee su respuesta en voz alta, y una frase de informe suena falsa por teléfono.
• Relea sus llamadas: las preguntas reales de sus clientes están en sus Conversaciones, no en su imaginación.