Benachrichtigungen und Weiterleitung: informiert bleiben, ohne gestört zu werden

Der erste betrifft Sie: die Benachrichtigungen an Sie, die Zusammenfassung jedes Anrufs per E-Mail. Sie werden im Bereich Benachrichtigungen Ihres Assistenten eingestellt.

Der zweite betrifft Ihre Kundschaft: die SMS an Ihre Kunden, Eingangsbestätigung, Bestätigung, Verschiebung, Absage, Erinnerung, Bestätigung von Anfragen und Ihr Link, wenn der Anrufer zustimmt. Sie werden auf der Seite Ihres Assistenten eingestellt, Karte SMS an Ihre Kunden, und sind im Tarif enthalten, mit 100 Nachrichten bei Solo, 300 bei Team und 600 bei Scale pro Zyklus. Diese Anzeige sehen Sie in der Übersicht.

E-Mail ist standardmäßig aktiv, und das Feld zeigt bereits die Adresse, die die Zusammenfassung erhält: die Ihres Kontos oder die der Person, der die Leitung gehört. Geben Sie eine andere Adresse ein, um sie woandershin zu senden.

Sie können mehrere Empfänger hinterlegen, im Rahmen Ihres Tarifs: 1 bei Solo, 3 bei Team, 5 bei Scale. So lässt sich eine Partnerin oder ein Empfang zeitgleich mit Ihnen informieren.

Die E-Mails kommen unter dem Namen Tinos an: So erkennen Sie sie in Ihrem Posteingang auf einen Blick.

Sie erhalten die Zusammenfassung jedes Anrufs, ohne Sortierung nach Anliegen: Eine Rückrufbitte geht Ihnen nie verloren.

Die Einstellung Wann möchten Sie benachrichtigt werden? bestimmt den Zeitpunkt: immer, nur während der Öffnungszeiten oder nur außerhalb. Sie stützt sich auf die unter Wissen hinterlegten Zeiten.

Die Nachricht schreibt die KI: ein klarer Text mit Anliegen, Kontaktdaten und vereinbartem Zeitfenster. Betreff und Gestaltung übernimmt Tinos, für alle gleich: nichts einzurichten.

Der Bereich speichert automatisch, ohne Schaltfläche.

Die Weiterleitung ist standardmäßig aus, und das ist eine bewusste Entscheidung: Sie unterbricht Sie, und das weitergeleitete Gespräch wird von Ihren Minuten abgezogen, wie der Rest des Anrufs. Die Karte Anrufweiterleitung kommt mit einer ersten Regel zum Ausfüllen.

Eine Regel beschreiben Sie in normaler Sprache im Feld In welchen Fällen soll weitergeleitet werden. Danach legen Sie fest, wann sie gilt, jederzeit, während der Öffnungszeiten oder außerhalb, und welche Nummer klingeln soll: ein Mobil- oder Festnetzanschluss in Frankreich.

Jede Zielnummer wird von ihrem Inhaber einmal bestätigt: Unter der Nummer lässt Bestätigungsanruf starten sie klingeln, und die Person drückt 1, um Ihre Weiterleitungen anzunehmen. Danach wird sie gebeten, die anrufende Nummer, Ihre Tinos-Nummer, in ihren Kontakten zu speichern; sonst würde ein Telefon, das unbekannte Nummern stummschaltet, jede Weiterleitung auf die Mailbox schicken. Solange eine Nummer nicht bestätigt ist, leitet Ihr Assistent keinen Anruf dorthin weiter: Ein Tippfehler kann Ihre Anrufer nicht zu einem Fremden schicken.

Bei einer Weiterleitung informiert Ihr Assistent den Anrufer und ruft dann das Ziel an, mit Ihrer Tinos-Nummer als Absender. Das Ziel hört, wer anruft und warum, und nimmt den Anruf mit der Taste 1 an. Ohne Antwort innerhalb von 15 Sekunden oder ohne Annahme übernimmt der Assistent den Anruf wieder und nimmt eine Nachricht auf; die Zusammenfassung, die Sie erhalten, vermerkt die unbeantwortete Weiterleitung. Eine Mailbox kann den Anruf nicht an seiner Stelle annehmen: Niemand bleibt im Leeren hängen.

In Konversationen zeigt der Anruf, an wen er weitergeleitet wurde und wie lange das Gespräch dauerte. Seine Gesamtdauer, also der Anteil des Assistenten plus das weitergeleitete Gespräch, wird pro angefangene Minute von Ihrem Tarif abgezogen. Das weitergeleitete Gespräch wird weder aufgezeichnet noch transkribiert und endet nach einer Stunde. Der Testanruf im Dashboard leitet nie weiter: Ihr Assistent sagt dort nur, was er getan hätte.

Ihr Tarif legt die Zahl der aktiven Weiterleitungsregeln fest: 1 bei Solo, 3 bei Team, 5 bei Scale.

Darüber hinaus bleibt eine Regel sichtbar und gespeichert, trägt aber das Kennzeichen Außerhalb des Tarifs und einen Hinweis, der es offen sagt: Ihr Assistent nutzt sie nicht. Das ist das Erste, was man prüft, wenn eine vermeintlich aktive Weiterleitung nie auslöst.