Gute Praxis: das Beste aus Ihrem Assistenten holen

Das ist die wichtigste und zugleich am meisten vernachlässigte Gewohnheit. Öffnen Sie Ihre Gespräche, lesen Sie einige Transkripte, und melden Sie die Sprechblase, sobald eine Antwort nicht passt.

Sie schreiben die erwartete Antwort, Tinos macht daraus eine Anweisung für die nächsten Anrufe. Mit zehn Minuten pro Woche wird Ihr Assistent deutlich besser, als wenn Sie seine Anweisungen blind umschreiben.

Der passende Rhythmus: in der ersten Woche täglich, danach einmal pro Woche.

Beginnen Sie mit dem Website-Scan, der in einer Minute eine erste Basis anlegt. Ergänzen Sie dann die Fragen, die Sie am Telefon hören und die nirgends stehen: Fristen, Einsatzgebiet, Anfahrtskosten, Zahlungsweisen.

Schreiben Sie Antworten so, wie Sie sie laut sagen würden, ein Gedanke je Eintrag. Die Grenze von 40 Informationen ist eine Hilfe, kein Hindernis: Darüber hinaus wird ein Assistent unscharf.

Vergessen Sie Ihre Öffnungszeiten nicht, Mittagspause eingeschlossen. Sie speisen die Antworten, das Erkennen von Anrufen außerhalb der Zeiten und die Terminfenster.

Den ersten Satz schreibt Tinos: Ihr Assistent nennt seinen Vornamen und Ihren Firmennamen, sagt, dass er eine künstliche Intelligenz ist und dass der Anruf aufgezeichnet wird, und bittet dann den Anrufer, sein Anliegen zu nennen.

Achten Sie daher auf Ihren Firmennamen unter Profil: den Namen, den Ihre Kunden kennen, nicht unbedingt die offizielle Firmierung. Er ist das erste Zeichen, dass sie richtig verbunden sind, und erscheint auch in Ihren SMS und auf Ihrer Terminseite.

Testen Sie danach mit der Schaltfläche für den Testanruf: kostenlos, ohne Verbrauch Ihrer Minuten und ohne Eintrag in den Gesprächen. Hören Sie laut zu, das ist der einzige gültige Prüfer.

Jeder Anruf bringt Ihnen eine Zusammenfassung per E-Mail, und das ist gewollt: Ein Anruf ohne Rückmeldung ist ein verlorener Kunde. Die Zusammenfassung ist in Sekunden gelesen: das Anliegen, die Kontaktdaten und, falls vorhanden, der gebuchte Termin.

Wenn Sie im Team arbeiten, fügen Sie im Bereich Benachrichtigungen einen Empfänger hinzu: Eine Partnerin oder ein Empfang wird zeitgleich mit Ihnen informiert.

Behalten Sie die Sprachweiterleitung für das, was sie wirklich verdient. Eine Benachrichtigung informiert Sie, ohne Sie mitten im Termin zu unterbrechen.

Das ist die lohnendste Einstellung im ganzen Produkt, und sie ist ein einziger Schalter auf der Seite Ihres Assistenten, Karte SMS an Ihre Kunden.

Vor jedem bestätigten Termin geht eine SMS raus, wahlweise 2, 24 oder 48 Stunden vorher. Vergessene Termine kosten weit mehr als die wenigen versandten Nachrichten.

Im Reiter Erweitert Ihres Assistenten wird eine Einstellung zu selten genutzt.

Der Block Wörter richtig erkennen listet die seltenen Wörter Ihres Fachs auf: Produktnamen, Straßennamen, Personen. Sie verbessern unmittelbar die Transkription und damit die Antwortqualität.

Rauschfilterung und feines Zuhören stellt Tinos auf die besten gemessenen Werte ein: Sie müssen nichts tun.

Schauen Sie auf drei Dinge, nicht mehr. Das Verhältnis von Anrufen zu Anliegen sagt, ob Ihr Assistent zum Ziel kommt. Die Anrufe außerhalb der Zeiten sagen, was Sie ohne ihn verloren hätten.

Die Anrufverteilung zeigt, wo es hakt. Viele Abbrüche verdienen einen Blick in die betreffenden Transkripte. Viele Anrufe ohne Interaktion sind dagegen meist sofortiges Auflegen: Daran ändert die Seite Wissen nichts.

Jedes Segment des Rings ist anklickbar und öffnet die passenden Gespräche. Nutzen Sie das, statt von Hand zu suchen.

Drei Pflichten sind konstruktionsbedingt erfüllt, ohne Einstellung Ihrerseits: der Hinweis auf die künstliche Intelligenz im ersten Satz, die Information über die Aufzeichnung samt Beachtung eines Widerspruchs und die Verweisung an den Notruf bei Lebensgefahr.

Ihre Anweisungen können sie nicht umgehen, und das ist so gewollt: Sie schützen Ihre Kundschaft und ebenso Sie selbst.