Team und Rollen: zu mehreren arbeiten

Die Seite Team im Hauptmenü versammelt alle Personen Ihres Bereichs. Sie ist dem Kontoinhaber und den Administratoren vorbehalten.

Jede Zeile zeigt zwei Dinge: ob die Person einen Kalender hat, also Termine erhält, und ob sie Zugang zum Dashboard hat, mit ihrer Rolle. Beides wird über ihre E-Mail-Adresse verknüpft.

Über das Menü jeder Zeile können Sie ihren Kalender bearbeiten, aktivieren oder entfernen, sie zum Dashboard einladen, ihre Rolle ändern oder ihr den Zugang entziehen. Bevor ein Kalender entfernt wird, gehen seine anstehenden Termine an eine Kollegin oder einen Kollegen, und seine Leitung wird wieder eine gemeinsame Leitung.

Klicken Sie in Team auf Mitarbeiter einladen, geben Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein und haken Sie an, was die Person tun wird.

• Termine erhalten: Sie bekommt einen eigenen Kalender, in den Ihr Assistent Termine einträgt.
• Auf das Dashboard zugreifen: Sie erhält eine Einladung per E-Mail, um ihr Tinos-Konto mit der gewählten Rolle anzulegen.

Der Einladungslink ist 7 Tage gültig. Solange er nicht genutzt wurde, zeigt die Zeile der Person Ausstehend und nach Ablauf Abgelaufen.

Einladung erneut senden erzeugt einen neuen Link und macht den vorherigen ungültig. Einladung widerrufen macht sie unbrauchbar.

Jede Person tritt Ihrem Bereich mit eigener E-Mail-Adresse und eigener Anmeldung bei: Zugangsdaten werden nie geteilt.

Sie bleiben Kontoinhaber: Dieser Status lässt sich in der Oberfläche nicht übertragen. Die Regel ist einfach, nur der Inhaber zahlt: abschließen, Tarif wechseln, eine Nummer kaufen oder entfernen, all das bleibt ihm vorbehalten, auch gegenüber einer Administratorin.

Die anderen Rollen werden bei der Einladung gewählt und lassen sich jederzeit über das Menü der Zeile ändern.

• Kontoinhaber: alles, einschließlich Abo, Tarife und Nummern.
• Administrator: alles außer der Abrechnung, Team inklusive.
• Bearbeiter ohne Kalender, zum Beispiel ein Sekretariat: verwaltet Assistenten, Wissen und Gespräche und ordnet einem Assistenten eine Nummer zu, ohne eine kaufen oder entfernen zu können. Weder Team noch Abrechnung.
• Bearbeiter mit eigenem Kalender, also ein Mitarbeiter: sieht die Kalender des ganzen Teams, ändert aber nur seine eigenen Termine, seine Abwesenheiten und den Assistenten seiner Leitung. Alles andere ist für ihn schreibgeschützt.
• Leser: nur Einsicht. Einen Testanruf kann er trotzdem starten, er schreibt nichts.

Jeder Mitarbeiter kann eine eigene Leitung haben. Öffnen Sie unter Tools › Telefonnummern das Menü einer Nummer und wählen Sie Einem Mitarbeiter zuordnen: Die Leitung gehört dann ihm, erkennbar an seiner Farbe auf der Seite Telefonnummern und in der Liste der Assistenten.

Auf dieser Leitung trägt der Assistent Termine in seinen Kalender ein und schickt ihm standardmäßig die Anrufzusammenfassungen, solange in den Benachrichtigungen des Assistenten kein Empfänger eingetragen ist.

Eine Nummer ohne Mitarbeiter ist eine gemeinsame Leitung: Der Assistent bietet dort die Zeiten des ganzen Teams an, oder immer die derselben Person, wenn Sie das unter Kalender › Abwesenheiten und Verteilung gewählt haben.

Ein Mitarbeiter mit der Rolle Bearbeiter richtet den Assistenten seiner Leitung selbst ein: Allgemein (Name, Stimme, Sprache, Duzen oder Siezen), Erweitert (Wörter, die erkannt werden sollen), Telefonnummer (die Rufumleitung seiner eigenen Nummer), Anrufweiterleitung und Benachrichtigungen. Termine, SMS an Ihre Kunden, Anrufwiedergabe und Wissen bleiben beim Kontoinhaber und den Administratoren: Sie erscheinen bei ihm nicht.

Unter Kalender sieht jede Person die Kalender des ganzen Teams und kann nach Person filtern. Ein Mitarbeiter ändert nur seinen eigenen: seine Termine und seine Abwesenheiten.

Eine Abwesenheit (Urlaub, Schulung, Besprechung) sperrt die Zeiten einer Person oder des ganzen Teams: Der Assistent bietet dort keinen Termin an, und sie erscheint schraffiert im Kalender. Jeder Mitarbeiter trägt seine eigenen ein und entfernt sie; Kontoinhaber und Administratoren sehen alle.

Wer welchen Termin erhält legt für jede Terminart fest, welche Personen ihn übernehmen. Ist die gewünschte Person ausgebucht oder abwesend, kann der Assistent den Termin mit Zustimmung des Anrufers an einen Mitarbeiter mit freiem Zeitfenster übertragen (An einen Mitarbeiter übertragen).

Im Kalender jeder Person findet der Kontoinhaber ihren Abo-Link für Google, Outlook oder Apple und ihre Buchungsseite, um sie ihr weiterzugeben.

Rechte werden nicht nur angezeigt, sie werden auf drei Ebenen durchgesetzt: in der Oberfläche, wo nicht erscheint, was Sie nicht betrifft, in den Serverrouten und bis in die Datenbank.

Eine verbotene Änderung erhält eine klare Meldung statt eines stillen Fehlschlags. Ein Mitglied ohne Abrechnungszugang wird an den Kontoinhaber verwiesen.

Einen Bereich zu teilen heißt nicht, eine Identität zu teilen. Jede Person behält ihr Konto, ihr Profil und ihre Rechte an ihren eigenen personenbezogenen Daten.

Export und Löschung des Kontos nach europäischem Recht beziehen sich auf die Identität der anfragenden Person, nie auf den Arbeitsbereich einer anderen.

Der Tarif Solo umfasst einen einzigen Kalender und einen einzigen Zugang: Ihre. Um Mitarbeiter hinzuzufügen, schlägt Ihnen die Seite Team den Wechsel in den Tarif Team vor.

Team und Scale erlauben beide eine unbegrenzte Zahl an Personen, Kalendern und Zugängen.