Wissen: was Ihr Assistent über Sie weiß

Die Seite Wissen teilt sich in drei Bereiche, jeder mit eigenem Zähler: Ihr Unternehmen (Ihre Website und Ihre Antworten auf Kundenfragen), Ihre Anweisungen (wie er antwortet) und Ihre Öffnungszeiten. Der Test zum Einordnen eines Satzes: Könnte ein Kunde es fragen, gehört es zu Ihr Unternehmen; ist es eine Anweisung an Ihre Empfangskraft, gehört es zu Ihre Anweisungen.

Die Öffnungszeiten sind keine hinter einer Schaltfläche versteckte Einstellung: Sie sind Informationen wie alle anderen, Ihr Assistent nennt sie den Anrufenden und erkennt damit Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten.

In diesem Reiter wird alles automatisch gespeichert. Keine Speichern-Schaltfläche, kein Formular zum Absenden: Eine dezente Anzeige bestätigt die Sicherung, und eine klare Meldung warnt, wenn Ihr Assistent die Änderung noch nicht erhalten hat.

Eine Information ist ein Paar: die Frage, die Ihre Kundschaft stellt, und die Antwort, die Ihr Assistent gibt. Schreiben Sie die Antwort so, wie sie am Telefon gesagt werden soll, in ein bis zwei Sätzen.

Die Karte Information hinzufügen steht oben in der Liste. Sie speichert, sobald Frage und Antwort ausgefüllt sind, und leert sich, wenn Sie sie verlassen.

Jeder Eintrag lässt sich nachträglich bearbeiten, ohne ihn zu löschen und neu anzulegen. Ein Eintrag aus einer Quelle, den Sie überarbeitet haben, behält den Hinweis auf seine Herkunft. Das Löschen dagegen verlangt eine Bestätigung.

Die Zahl der Informationen ist auf 40 begrenzt: Darüber hinaus verliert Ihr Assistent an Genauigkeit, statt an Wissen zu gewinnen. Zwanzig treffende Antworten sind besser als achtzig ungefähre.

Die Karte Website oben im Bereich Ihr Unternehmen nimmt die Adresse Ihrer Website: Ein grünes Häkchen bestätigt, dass sie lesbar ist, und die Enter-Taste startet das Einlesen. Tinos liest die Startseite und bis zu drei Unterseiten, Preise, Leistungen, Einsatzgebiet, und macht daraus Fragen und Antworten, die direkt darunter in die Liste kommen.

Während der Auswertung zeigt die Zeile der Website Verarbeitung läuft, danach die Zahl der ergänzten Fragen, mit einem Link zu Ihr Unternehmen, wo sie stehen. Erzeugte Einträge nennen ihre Quelle. Eine Website lässt sich nur einmal hinzufügen: Um sie erneut einzulesen, löschen Sie sie und fügen Sie sie dann erneut hinzu.

Das Löschen einer Quelle entfernt die erzeugten Fragen und Antworten, die Sie nicht überarbeitet haben. Die von Ihnen korrigierten bleiben: Ihre Arbeit verschwindet nie durch das Löschen einer Quelle.

Jeder Wochentag hat einen Schalter Geöffnet oder Geschlossen und eine oder mehrere Zeitspannen. So lässt sich eine Mittagspause abbilden oder ein Samstag nur vormittags.

Diese Zeiten dienen drei Zwecken: Anrufenden zu antworten, die nach Ihrer Öffnung fragen, Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten zu kennzeichnen und die Grundlage für die Terminvorschläge im Kalender zu bilden.

Unter den Wochentagen decken die Außerordentlichen Schließungen die Daten ab: Urlaub, Bauarbeiten, Inventur, Feiertage, an denen Sie schließen. An diesen Tagen kündigt Ihr Assistent die Schließung an und schlägt keinen Termin vor.

Alles, was Sie hier schreiben, geht in die Anweisungen Ihres Assistenten ein. Deshalb wird es beim Speichern geprüft.

Eine Frage, eine Antwort oder eine Anweisung mit einer Anweisung, die den Assistenten umlenken will, wird abgelehnt, mit einer Meldung unter dem betroffenen Feld. Schon während des Tippens läuft eine Prüfung, damit Ihr Text nicht verloren geht.

Das ist keine Zensur Ihres Fachs: Eine deutliche geschäftliche Regel zu formulieren ist völlig unproblematisch. Es ist ein Schutz vor manipuliertem Text, auch vor solchem, der über einen Website-Scan hereinkommen könnte.

Die Qualität Ihrer Antworten am Telefon hängt unmittelbar von der Qualität dessen ab, was Sie hier schreiben.

• Eine Frage, ein Gedanke: Drei Themen in einem Eintrag ergeben eine verworrene gesprochene Antwort.
• Schreiben Sie, wie man spricht: Ihr Assistent liest Ihre Antwort laut vor, ein Berichtssatz klingt am Telefon falsch.
• Lesen Sie Ihre Anrufe nach: Die echten Fragen Ihrer Kundschaft stehen in Ihren Gesprächen, nicht in Ihrer Vorstellung.