Polityka prywatności

W odniesieniu do danych naszych klientów (konto, fakturowanie, korzystanie z panelu) administratorem danych jest Tinos.

W odniesieniu do danych zbieranych podczas połączeń odebranych na numerze klienta (nagrania, transkrypcje, dane kontaktowe osób dzwoniących) administratorem danych jest klient, a Tinos działa jako podmiot przetwarzający, zgodnie z art. 28 RODO. Tinos przetwarza te dane wyłącznie na polecenie klienta i w celu świadczenia mu Usługi.

Z Tinos można skontaktować się za pośrednictwem naszej strony kontaktowej.

2.1. Dane klienta przekazywane bezpośrednio

• Dane rejestracyjne: adres e-mail, konto uwierzytelniające
• Dane profilu: nazwa podmiotu, branża, skonfigurowany(e) numer(y)
• Konfiguracja agenta: skrypt, reguły kwalifikacji, terminy, reguły przekierowania
• Dane płatności: obsługiwane przez Stripe (nie przechowujemy Twoich danych bankowych)
• Komunikacja: zgłoszenia do wsparcia, wiadomości przesłane przez formularz kontaktowy

2.2. Dane zbierane automatycznie

• Dane dotyczące korzystania z panelu: odwiedzone strony, używane funkcje
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny
• Dane dotyczące korzystania z Usługi: liczba połączeń, czas trwania, zużyte minuty

2.3. Dane zbierane podczas połączeń

Gdy połączenie jest obsługiwane przez agenta głosowego, Usługa może przetwarzać, w imieniu klienta:

• Nagranie audio połączenia i jego transkrypcję tekstową
• Numer osoby dzwoniącej oraz dane kontaktowe, które przekazuje (imię i nazwisko, telefon, e-mail, adres)
• Przedmiot zgłoszenia, pilność, termin spotkania oraz podsumowanie połączenia

Dane te mogą — w zależności od branży klienta i treści rozmowy — zawierać informacje wrażliwe w rozumieniu RODO. Klient odpowiada za zgodność z prawem zbierania danych oraz za poinformowanie osób dzwoniących. Agent już na początku rozmowy informuje, że jest sztuczną inteligencją.

3.1. Świadczenie usługi

• Utworzenie konta i zarządzanie nim oraz konfiguracją Twojego agenta
• Odbieranie, kwalifikowanie i przekierowywanie połączeń, umawianie spotkań
• Powiadamianie Cię (SMS, e-mail) oraz udostępnianie transkrypcji i podsumowań
• Zapisywanie zgłoszenia, kontaktu lub terminu w Twoim narzędziu do zarządzania (jeśli integracja jest aktywna)
• Zarządzanie Twoim abonamentem i płatnościami, świadczenie wsparcia

3.2. Ulepszanie usługi

• Analizowanie korzystania z Usługi i jej jakości w sposób zagregowany
• Naprawianie błędów i poprawa jakości agentów głosowych

Treści połączeń nie są wykorzystywane do trenowania zewnętrznych modeli AI na potrzeby własne tych dostawców.

3.3. Bezpieczeństwo i zgodność

• Wykrywanie i zapobieganie oszustwom oraz nadużyciom
• Wypełnianie naszych obowiązków prawnych i przechowywanie dowodów spotkania

3.4. Reklama

Brak reklam w Tinos. Twoje dane nigdy nie są sprzedawane osobom trzecim.

• Umowa: w celu realizacji naszego Regulaminu i świadczenia Usługi
• Zgoda: w przypadku przetwarzania wymagającego Twojej wyraźnej zgody
• Prawnie uzasadniony interes: w celu ulepszania Usługi i zapewnienia bezpieczeństwa
• Obowiązek prawny: w celu przestrzegania obowiązujących przepisów

W przypadku danych osób dzwoniących podstawa prawna leży po stronie klienta jako administratora danych, który musi zapewnić poinformowanie osób oraz, w stosownych przypadkach, uzyskanie ich zgody.

Twoje dane nigdy nie są sprzedawane. Mogą być udostępniane:

5.1. Techniczni podwykonawcy przetwarzania

• Supabase (hosting, baza danych i transkrypcje, region Unii Europejskiej)
• Twilio (telefonia i kierowanie połączeń)
• Retell (orkiestracja agenta głosowego)
• Deepgram (rozpoznawanie mowy / transkrypcja)
• OpenAI (model językowy agenta)
• Cartesia (synteza mowy)
• Stripe (obsługa płatności)
• Vercel (hosting panelu)
• Railway (hosting agenta głosowego)
• Resend (wysyłka e-maili)

5.2. Transfery poza Unię Europejską

Niektórzy z naszych podwykonawców przetwarzania mogą przetwarzać dane na serwerach znajdujących się poza Unią Europejską (w szczególności w Stanach Zjednoczonych). Transfery te są regulowane standardowymi klauzulami umownymi (SCC) zatwierdzonymi przez Komisję Europejską, gwarantującymi odpowiedni poziom ochrony. Baza danych i transkrypcje połączeń są hostowane w regionie Unii Europejskiej.

5.3. Organy i uprawnione osoby trzecie

• Organy ścigania na wniosek zgodny z prawem
• Sądy w ramach postępowań sądowych

5.4. Zmiana podwykonawców przetwarzania

Tinos zastrzega sobie prawo do dodania, zastąpienia lub usunięcia podwykonawcy przetwarzania w dowolnym momencie z przyczyn technicznych, ekonomicznych lub bezpieczeństwa. O każdej istotnej zmianie poinformujemy e-mailem lub za pośrednictwem panelu z rozsądnym wyprzedzeniem, umożliwiając klientom, którzy się jej sprzeciwiają, rozwiązanie umowy bez opłat przed wejściem zmiany w życie.

• Dane konta: do momentu usunięcia konta + 3 lata na potrzeby obowiązków prawnych
• Dane płatności: 10 lat zgodnie z obowiązkami księgowymi
• Nagrania i transkrypcje połączeń: przechowywane przez okres ustalony z klientem, domyślnie przez czas niezbędny do obsługi zgłoszenia, a następnie usuwane lub anonimizowane
• Zagregowane dane o korzystaniu: maksymalnie 2 lata
• Logi techniczne: maksymalnie 13 miesięcy
• Dane wsparcia: 3 lata po rozwiązaniu zgłoszenia

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu: uzyskanie kopii swoich danych osobowych
• Prawo do sprostowania: poprawienie nieprawidłowych lub niekompletnych danych
• Prawo do usunięcia: usunięcie swoich danych pod określonymi warunkami
• Prawo do ograniczenia: ograniczenie przetwarzania swoich danych
• Prawo do przenoszenia: odzyskanie swoich danych w ustrukturyzowanym formacie
• Prawo do sprzeciwu: wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją
• Prawo do wycofania zgody: wycofanie zgody w dowolnym momencie

Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z nami za pośrednictwem naszej strony kontaktowej. Jeśli Twój wniosek dotyczy połączenia odebranego przez jednego z naszych klientów, zostanie on w stosownych przypadkach przekazany klientowi będącemu administratorem danych.

Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne:

• Szyfrowanie: dane szyfrowane podczas przesyłania (TLS) i w spoczynku
• Kontrola dostępu: silne uwierzytelnianie, zasada najmniejszych uprawnień
• Hasła: haszowane i solone, nigdy nieprzechowywane w postaci jawnej
• Płatności: w pełni obsługiwane przez Stripe (certyfikat PCI DSS)
• Hosting transkrypcji w regionie Unii Europejskiej

Panel Tinos może wykorzystywać pliki cookie ściśle niezbędne do działania Usługi (sesja, uwierzytelnianie). Żadne reklamowe ani śledzące pliki cookie nie są umieszczane bez Twojej zgody.

Gdy usuwasz swoje konto:

• Twoje dane osobowe są usuwane z naszych serwerów
• Powiązane nagrania i transkrypcje są usuwane lub anonimizowane
• Agent głosowy przestaje obsługiwać Twoje połączenia
• Niektóre dane księgowe mogą być przechowywane zgodnie z obowiązkami prawnymi

Ponieważ Tinos działa jako podmiot przetwarzający w odniesieniu do danych osób dzwoniących, Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) określająca zasady przetwarzania, dalszych podwykonawców przetwarzania oraz środki bezpieczeństwa jest dostępna na życzenie za pośrednictwem naszej strony kontaktowej. Jest ona szczególnie zalecana klientom z zaostrzonymi obowiązkami wynikającymi z RODO (ochrona zdrowia, sektor publiczny, klienci korporacyjni).

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej Polityki lub w celu skorzystania ze swoich praw: nasza strona kontaktowa.