Auftrags­verarbeitungs­vertrag

Tinos stellt einen telefonischen Assistenten bereit, der die auf Ihrer Nummer eingehenden Anrufe annimmt, Ihren Anrufern Auskunft gibt, Termine vereinbart, Ihren Kunden Bestätigungs-SMS sendet und Ihnen eine Zusammenfassung jedes Gesprächs übermittelt. Zur Erbringung dieses Dienstes verarbeitet Tinos die in diesen Anrufen enthaltenen personenbezogenen Daten.

Die Verarbeitung dauert so lange, wie Ihr Konto aktiv ist. Sie endet mit der Schließung Ihres Kontos gemäß den Bestimmungen von Artikel 8.

Tinos verarbeitet in Ihrem Auftrag die folgenden Datenkategorien:

• Telefonnummer des Anrufers sowie dessen Name, wenn er ihn angibt
• Audioaufzeichnung des Anrufs, sofern Sie diese aktiviert haben
• schriftliche Transkription des Anrufs und automatisch erstellte Zusammenfassung
• Gegenstand der Anfrage, vereinbarter Termin (Datum, Zeitfenster, Leistung)
• in Ihren Kundenakten gespeicherte Kontaktdaten, einschließlich der von Ihnen importierten
• Nachrichten, die über die von Ihnen aktivierten schriftlichen Kanäle ausgetauscht werden

Betroffene Personen sind Ihre Anrufer, Ihre Kunden und Interessenten sowie die Mitglieder Ihres Teams, deren Kontaktdaten in Ihrer Konfiguration hinterlegt sind.

Anrufe werden transkribiert und gespeichert: In den Transkripten können daher Informationen über die Gesundheit eines Anrufers enthalten sein, auch wenn die Audioaufzeichnung deaktiviert ist. Tinos ist nicht als Hoster von Gesundheitsdaten (HDS, französische Zertifizierung) zertifiziert. Es obliegt jedem Kunden, insbesondere Angehörigen der Gesundheitsberufe, zu beurteilen, ob diese Nutzung mit seinen eigenen Pflichten vereinbar ist, und den Assistenten gegebenenfalls so zu konfigurieren, dass die erfassten Informationen begrenzt werden.

Tinos verarbeitet die Daten Ihrer Anrufer ausschließlich zur Erbringung des Dienstes und nur auf Ihre Weisung. Ihre Einstellungen im Dashboard bilden Ihre dokumentierten Weisungen: Vorgaben an den Assistenten, Aktivierung der Aufzeichnung, Speicherdauern, Empfänger der Benachrichtigungen, Anrufweiterleitungen.

Erscheint uns eine Weisung als Verstoß gegen die DSGVO, informieren wir Sie darüber und können deren Ausführung aussetzen.

Tinos verwendet Ihre Daten und die Daten Ihrer Anrufer niemals zum Trainieren oder Verbessern von Modellen künstlicher Intelligenz noch für eigene Zwecke.

Die zum Zugriff auf die Daten berechtigten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Die tatsächlich umgesetzten Sicherheitsmaßnahmen sind die folgenden:

• Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung (HTTPS, verschlüsselte Protokolle mit unseren Dienstleistern)
• Datenbank in der Europäischen Union gehostet, nach Kundenkonto getrennt
• Geheimnisse und Zugriffsschlüssel außerhalb des Quellcodes aufbewahrt, in den Tresoren unserer Hoster
• automatische Maskierung von Kreditkartennummern, IBAN und Sozialversicherungsnummern, die während eines Anrufs genannt werden, vor der Speicherung
• automatische Löschung der Aufzeichnungen und Transkriptionen zum vorgesehenen Zeitpunkt
• tägliche Sicherungen durch unseren Datenbank-Hoster

Tinos ist derzeit weder nach ISO 27001 noch als HDS zertifiziert und hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt: Die Benennung ist angesichts unserer Größe und unserer Verarbeitungen nicht verpflichtend.

Sie ermächtigen Tinos, die folgenden Unterauftragsverarbeiter einzusetzen, die an der Verarbeitung der Anrufe und der zugehörigen Daten mitwirken:

• Supabase — Datenbank, Speicherung der Transkriptionen und Aufzeichnungen (Europäische Union)
• LiveKit — Echtzeitübertragung der Stimme während des Anrufs (Frankfurt, Deutschland)
• Deepgram — Transkription der Sprache (Zugangspunkt Europäische Union)
• OpenAI — Sprachmodell, das die Antworten des Assistenten formuliert
• Cartesia — Sprachsynthese der Stimme des Assistenten
• Twilio — Telefonie und Versand der SMS
• Railway — Hosting des Sprachassistenten
• Vercel — Hosting des Dashboards
• Resend — Versand der Benachrichtigungs-E-Mails

Jeder von ihnen ist gegenüber Tinos an Schutzpflichten gebunden, die denen dieses Vertrags entsprechen. Stripe (Zahlung) und Cloudflare (Bot-Schutz) greifen auf keine Daten Ihrer Anrufer zu und sind daher nicht in dieser Liste aufgeführt.

Jeder Wechsel eines Unterauftragsverarbeiters wird Ihnen mindestens fünfzehn Tage im Voraus angekündigt. Sie können dem aus einem berechtigten, mit dem Datenschutz zusammenhängenden Grund widersprechen; kommt keine Einigung zustande, können Sie vor Inkrafttreten der Änderung kostenfrei kündigen.

Die Daten werden in der Europäischen Union gehostet. Einige unserer Unterauftragsverarbeiter können Daten jedoch von den Vereinigten Staaten aus verarbeiten. Diese Übermittlungen sind durch die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln abgesichert.

Tinos unterstützt Sie im Rahmen des Möglichen dabei, auf Anfragen Ihrer Anrufer zur Ausübung ihrer Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch) zu antworten. Dazu stehen Ihnen in Ihrem Dashboard der Export und die Löschung der Daten zur Verfügung. Eine direkt an Tinos gerichtete Anfrage wird an Sie weitergeleitet, ohne dass wir an Ihrer Stelle darauf antworten.

Im Fall einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informiert Tinos Sie unverzüglich und spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnisnahme, mit den für Ihre eigene Meldung an die CNIL erforderlichen Angaben. Tinos unterstützt Sie auf Anfrage außerdem bei der Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung, wenn diese erforderlich ist.

Bei Schließung Ihres Kontos löscht Tinos die Daten Ihrer Anrufer, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Sie können deren Rückgabe vor der Schließung verlangen: Der Export ist jederzeit über Ihr Dashboard verfügbar. Bleibt eine Anfrage Ihrerseits aus, erfolgt die Löschung automatisch.

Die Speicherdauern während der Vertragslaufzeit sind in unserer Datenschutzerklärung im Einzelnen aufgeführt.

Tinos stellt Ihnen die Informationen zur Verfügung, die erforderlich sind, um die Einhaltung seiner Pflichten nachzuweisen, und beantwortet Ihre schriftlichen Fragebögen innerhalb einer angemessenen Frist. Ein Audit vor Ort kann einmal jährlich nach einer Vorankündigung von dreißig Tagen während der Geschäftszeiten und ohne Beeinträchtigung des Dienstes durchgeführt werden. Die Kosten tragen Sie, es sei denn, das Audit deckt einen erheblichen Verstoß von Tinos auf.

Jede Partei haftet für ihre eigenen Verstöße gegen die DSGVO. Dieser Vertrag unterliegt französischem Recht; für Streitigkeiten sind die in den Allgemeinen Nutzungsbedingungen bestimmten zuständigen Gerichte zuständig.

Alle Fragen zu diesem Vertrag können Sie über unsere Kontaktseite an uns richten.