Accord de traitement des données

Tinos fournit un assistant téléphonique qui décroche les appels reçus sur votre numéro, renseigne vos appelants, prend des rendez-vous, envoie des SMS de confirmation à vos clients et vous transmet un résumé de chaque échange. Pour fournir ce service, Tinos traite les données personnelles contenues dans ces appels.

Le traitement dure aussi longtemps que votre compte est actif. Il prend fin à la clôture de votre compte, selon les modalités de l'article 8.

Tinos traite, pour votre compte, les catégories de données suivantes :

• numéro de téléphone de l'appelant, et son nom lorsqu'il le donne
• enregistrement audio de l'appel, lorsque vous l'avez activé
• transcription écrite de l'appel et résumé généré automatiquement
• objet de la demande, rendez-vous pris (date, créneau, prestation)
• coordonnées enregistrées dans vos fiches clients, y compris celles que vous importez
• messages échangés sur les canaux écrits que vous activez

Les personnes concernées sont vos appelants, vos clients et prospects, ainsi que les membres de votre équipe dont les coordonnées figurent dans votre configuration.

Les appels sont transcrits et conservés : des informations relatives à la santé d'un appelant peuvent donc figurer dans les transcriptions, même lorsque l'enregistrement audio est désactivé. Tinos n'est pas certifié hébergeur de données de santé (HDS). Il appartient à chaque client, notamment aux professionnels de santé, d'apprécier si cet usage est compatible avec ses propres obligations et, le cas échéant, de configurer l'assistant pour limiter les informations collectées.

Tinos ne traite les données de vos appelants que pour vous fournir le Service, et uniquement sur vos instructions. Vos réglages dans le tableau de bord constituent vos instructions documentées : consignes données à l'assistant, activation de l'enregistrement, durées de conservation, destinataires des notifications, transferts d'appels.

Si une instruction nous paraît contraire au RGPD, nous vous en informons et pouvons suspendre son exécution.

Tinos n'utilise jamais vos données ni celles de vos appelants pour entraîner ou améliorer des modèles d'intelligence artificielle, ni pour son propre compte.

Les personnes autorisées à accéder aux données sont tenues à la confidentialité. Les mesures de sécurité réellement en place sont les suivantes :

• chiffrement des données en transit (HTTPS, protocoles chiffrés avec nos prestataires)
• base de données hébergée en Union européenne, cloisonnée par compte client
• secrets et clés d'accès conservés hors du code source, dans les coffres de nos hébergeurs
• masquage automatique, avant enregistrement, des numéros de carte bancaire, IBAN et numéros de sécurité sociale prononcés pendant un appel
• suppression automatique des enregistrements et des transcriptions à l'échéance prévue
• sauvegardes quotidiennes assurées par notre hébergeur de base de données

Tinos n'est aujourd'hui certifié ni ISO 27001 ni HDS, et n'a pas désigné de délégué à la protection des données : la désignation n'est pas obligatoire au regard de notre taille et de nos traitements.

Vous autorisez Tinos à recourir aux sous-traitants suivants, qui interviennent dans le traitement des appels et des données associées :

• Supabase — base de données, stockage des transcriptions et des enregistrements (Union européenne)
• LiveKit — transport temps réel de la voix pendant l'appel (Francfort, Allemagne)
• Deepgram — transcription de la parole (point d'accès Union européenne)
• OpenAI — modèle de langage qui formule les réponses de l'assistant
• Cartesia — synthèse de la voix de l'assistant
• Twilio — téléphonie et envoi des SMS
• Railway — hébergement de l'assistant vocal
• Vercel — hébergement du tableau de bord
• Resend — envoi des e-mails de notification

Chacun est lié à Tinos par des obligations de protection équivalentes à celles du présent accord. Stripe (paiement) et Cloudflare (protection anti-robot) n'accèdent à aucune donnée de vos appelants et ne figurent donc pas dans cette liste.

Tout changement de sous-traitant vous est annoncé au moins quinze jours à l'avance. Vous pouvez vous y opposer pour un motif légitime lié à la protection des données ; à défaut d'accord, vous pouvez résilier sans frais avant l'entrée en vigueur du changement.

Les données sont hébergées en Union européenne. Certains de nos sous-traitants peuvent toutefois traiter des données depuis les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne.

Tinos vous aide, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes de vos appelants exerçant leurs droits (accès, rectification, effacement, portabilité, opposition). Vous disposez pour cela, depuis votre tableau de bord, de l'export et de la suppression des données. Une demande adressée directement à Tinos vous est transmise sans y répondre à votre place.

En cas de violation de données personnelles, Tinos vous en informe sans délai injustifié et au plus tard dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les éléments nécessaires à votre propre notification à la CNIL. Tinos vous aide également, sur demande, à réaliser une analyse d'impact lorsqu'elle est requise.

À la clôture de votre compte, Tinos supprime les données de vos appelants, sauf obligation légale de conservation. Vous pouvez en demander la restitution avant la clôture : l'export est disponible à tout moment depuis votre tableau de bord. À défaut de demande de votre part, la suppression intervient automatiquement.

Les durées de conservation en cours de contrat sont détaillées dans notre politique de confidentialité.

Tinos met à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et répond à vos questionnaires écrits dans un délai raisonnable. Un audit sur place peut être réalisé une fois par an, après un préavis de trente jours, pendant les heures ouvrées et sans perturber le Service. Ses frais sont à votre charge, sauf s'il révèle un manquement significatif de Tinos.

Chaque partie répond de ses propres manquements au RGPD. Le présent accord est régi par le droit français ; les litiges relèvent des tribunaux compétents désignés par les Conditions Générales d'Utilisation.

Toute question relative au présent accord peut nous être adressée via notre page de contact.