Acuerdo de tratamiento de datos

Tinos proporciona un asistente telefónico que atiende las llamadas recibidas en su número, informa a sus llamantes, concierta citas, envía SMS de confirmación a sus clientes y le transmite un resumen de cada conversación. Para prestar este servicio, Tinos trata los datos personales contenidos en dichas llamadas.

El tratamiento se mantiene mientras su cuenta esté activa. Finaliza con el cierre de su cuenta, según las condiciones del artículo 8.

Tinos trata, por cuenta de usted, las siguientes categorías de datos:

• número de teléfono del llamante y su nombre cuando lo facilita
• grabación de audio de la llamada, cuando usted la ha activado
• transcripción escrita de la llamada y resumen generado automáticamente
• motivo de la solicitud, cita concertada (fecha, franja horaria, servicio)
• datos de contacto registrados en sus fichas de clientes, incluidos los que usted importa
• mensajes intercambiados en los canales escritos que usted active

Las personas afectadas son sus llamantes, sus clientes y clientes potenciales, así como los miembros de su equipo cuyos datos de contacto figuran en su configuración.

Las llamadas se transcriben y se conservan: por lo tanto, en las transcripciones puede figurar información relativa a la salud de quien llama, incluso cuando la grabación de audio está desactivada. Tinos no cuenta con la certificación de alojamiento de datos de salud (HDS, certificación francesa). Corresponde a cada cliente, en particular a los profesionales sanitarios, valorar si este uso es compatible con sus propias obligaciones y, en su caso, configurar el asistente para limitar la información recogida.

Tinos trata los datos de sus llamantes únicamente para prestarle el Servicio y solo siguiendo sus instrucciones. Sus ajustes en el panel de control constituyen sus instrucciones documentadas: indicaciones dadas al asistente, activación de la grabación, plazos de conservación, destinatarios de las notificaciones, transferencias de llamadas.

Si una instrucción nos parece contraria al RGPD, le informaremos de ello y podremos suspender su ejecución.

Tinos nunca utiliza sus datos ni los de sus llamantes para entrenar o mejorar modelos de inteligencia artificial, ni por cuenta propia.

Las personas autorizadas a acceder a los datos están sujetas a confidencialidad. Las medidas de seguridad efectivamente implantadas son las siguientes:

• cifrado de los datos en tránsito (HTTPS, protocolos cifrados con nuestros proveedores)
• base de datos alojada en la Unión Europea, compartimentada por cuenta de cliente
• secretos y claves de acceso conservados fuera del código fuente, en las cajas fuertes de nuestros proveedores de alojamiento
• enmascaramiento automático, antes del registro, de los números de tarjeta bancaria, IBAN y números de seguridad social pronunciados durante una llamada
• supresión automática de las grabaciones y de las transcripciones en el plazo previsto
• copias de seguridad diarias realizadas por nuestro proveedor de alojamiento de base de datos

Tinos no cuenta actualmente con la certificación ISO 27001 ni HDS, y no ha designado un delegado de protección de datos: la designación no es obligatoria atendiendo a nuestro tamaño y a nuestros tratamientos.

Usted autoriza a Tinos a recurrir a los siguientes subencargados, que intervienen en el tratamiento de las llamadas y de los datos asociados:

• Supabase — base de datos, almacenamiento de las transcripciones y de las grabaciones (Unión Europea)
• LiveKit — transporte en tiempo real de la voz durante la llamada (Fráncfort, Alemania)
• Deepgram — transcripción del habla (punto de acceso Unión Europea)
• OpenAI — modelo de lenguaje que formula las respuestas del asistente
• Cartesia — síntesis de la voz del asistente
• Twilio — telefonía y envío de los SMS
• Railway — alojamiento del asistente de voz
• Vercel — alojamiento del panel de control
• Resend — envío de los correos electrónicos de notificación

Cada uno de ellos está vinculado a Tinos por obligaciones de protección equivalentes a las del presente acuerdo. Stripe (pago) y Cloudflare (protección antirrobots) no acceden a ningún dato de sus llamantes y, por tanto, no figuran en esta lista.

Todo cambio de subencargado se le comunicará con al menos quince días de antelación. Puede oponerse a él por un motivo legítimo relacionado con la protección de los datos; en defecto de acuerdo, puede resolver el contrato sin coste alguno antes de la entrada en vigor del cambio.

Los datos están alojados en la Unión Europea. No obstante, algunos de nuestros subencargados pueden tratar datos desde los Estados Unidos. Estas transferencias están amparadas por las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea.

Tinos le ayuda, en la medida de lo posible, a responder a las solicitudes de sus llamantes que ejercen sus derechos (acceso, rectificación, supresión, portabilidad, oposición). Para ello dispone, desde su panel de control, de la exportación y la supresión de los datos. Una solicitud dirigida directamente a Tinos se le transmite sin responder en su lugar.

En caso de violación de la seguridad de los datos personales, Tinos le informará sin dilación indebida y, a más tardar, en un plazo de 48 horas desde que tenga conocimiento de ella, con los elementos necesarios para su propia notificación a la CNIL. Tinos le ayuda igualmente, a petición suya, a realizar una evaluación de impacto relativa a la protección de datos cuando sea exigible.

Al cerrarse su cuenta, Tinos suprime los datos de sus llamantes, salvo obligación legal de conservación. Puede solicitar su devolución antes del cierre: la exportación está disponible en todo momento desde su panel de control. En defecto de solicitud por su parte, la supresión se produce automáticamente.

Los plazos de conservación durante la vigencia del contrato se detallan en nuestra política de privacidad.

Tinos pone a su disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones y responde a sus cuestionarios escritos en un plazo razonable. Puede realizarse una auditoría presencial una vez al año, con un preaviso de treinta días, durante el horario laboral y sin perturbar el Servicio. Sus costes corren a su cargo, salvo que revele un incumplimiento significativo de Tinos.

Cada parte responde de sus propios incumplimientos del RGPD. El presente acuerdo se rige por el derecho francés; los litigios corresponden a los tribunales competentes designados por las Condiciones Generales de Uso.

Cualquier cuestión relativa al presente acuerdo puede dirigírsenos a través de nuestra página de contacto.